Gérer mes identités d'envoi

Une identité détermine le nom affiché et la signature utilisés à l'envoi, et peut aussi faire partir vos messages depuis une redirection de votre domaine. Vos identités se règlent dans l'onglet Identités et Signatures des paramètres de la messagerie.

Ouvrir l'onglet Identités et Signatures

Cliquez sur votre adresse, tout en bas de la colonne de gauche de la messagerie, choisissez Paramètres de la messagerie dans le menu qui s'ouvre, puis Identités et Signatures dans la colonne de gauche des paramètres, en troisième position sous Préférences et Réponse automatique (un bandeau d'onglets en haut de l'écran sur téléphone). Sur ordinateur, l'engrenage Paramètres de la messagerie, tout à droite de la barre d'outils au-dessus de la liste des mails, mène au même endroit.

Si vous ne repérez pas l'onglet, tapez identité dans le champ Vous recherchez un paramètre ?, en haut de la colonne de gauche des paramètres, juste au-dessus de la liste des onglets : le résultat vous y conduit directement.

Créer une identité

1. Cliquez sur Nouvelle identité, le bouton vert en haut à droite, sur la même ligne que le titre Identités et Signatures. Un panneau s'ouvre sur la droite de l'écran.
2. Renseignez le Libellé (le nom interne qui vous sert à reconnaître cette identité dans les listes, vos destinataires ne le voient pas), puis le Nom affiché, celui qui apparaît à vos destinataires dans le champ De.
3. Le champ Adresse email, juste en dessous, reprend l'adresse de votre boîte. Si une redirection de votre compte vous distribue son courrier, ce champ devient une liste qui la propose aussi : voir Envoyer au nom d'une redirection de votre domaine, plus bas.
4. Composez la Signature dans l'éditeur du bas, en partant au besoin d'un Modèle de signature.
5. Cochez si besoin Définir comme identité par défaut (elle est alors utilisée automatiquement pour les nouveaux messages), puis cliquez sur Créer, en bas du panneau.

Modifier, changer l'identité par défaut, supprimer

Chaque identité occupe une ligne de la liste. Un clic n'importe où sur la ligne rouvre le panneau, cette fois intitulé Modifier l'identité, et son bouton du bas devient Enregistrer.

L'identité utilisée par défaut porte la pastille verte Par défaut, à droite de son adresse. Les autres affichent au même endroit le bouton Définir par défaut, qui les met en avant d'un clic. Votre boîte garde toujours une identité par défaut : pour en changer, désignez-en une autre plutôt que de décocher la case de celle en place.

Pour supprimer une identité, passez la souris sur sa ligne : une corbeille apparaît tout à droite, après le crayon. Un panneau Supprimer l'identité vous demande confirmation, l'opération étant définitive.

Choisir l'identité au moment d'écrire

Dès que vous avez au moins deux identités, la fenêtre de rédaction affiche un champ De, sous les destinataires et au-dessus de l'Objet : la liste déroulante vous laisse choisir celle qui part avec le message, et la signature du message suit votre choix. Avec une seule identité, ce champ n'apparaît pas, c'est elle qui est utilisée.

Dans une réponse rédigée sous le message, le choix se fait avec l'icône en forme de silhouette suivie d'une petite flèche, en bas à gauche de la zone de réponse, juste à droite de l'icône d'enregistrement du brouillon : un clic ouvre la liste de vos identités.

Envoyer au nom d'une redirection de votre domaine

Avec un abonnement professionnel, une redirection est une adresse de votre domaine, comme contact@votre-domaine.fr, qui n'est pas une boîte et distribue son courrier à une ou plusieurs boîtes de votre compte. Elle se crée depuis votre espace Compte, sur la page compte.ecomail.earth/subscription : onglet Boîtes mail, bouton Créer une redirection, à droite de Créer une boîte (il apparaît une fois votre domaine validé).

Une identité peut prendre cette redirection pour adresse d'envoi, à deux conditions : votre boîte fait partie de ses Boîtes de destination, et la redirection est sur le même domaine que votre boîte.

1. Dans le panneau Nouvelle identité (ou Modifier l'identité), cliquez sur le champ Adresse email, sous le Nom affiché. Une liste s'ouvre juste en dessous : votre adresse en tête, sous le titre Adresse de la boîte, puis chaque redirection utilisable, sous le titre Redirections, dont le nombre s'affiche à droite de ce titre. Pour en retrouver une parmi beaucoup, tapez quelques lettres de son adresse dans le champ Rechercher une adresse…, en haut de la liste : seules les adresses qui les contiennent restent affichées, sans tenir compte des majuscules ni des accents. Cliquez sur la redirection : le champ l'affiche alors avec la pastille Redirection. Au clavier, les flèches parcourent la liste, Entrée choisit et Échap la referme sans rien changer.
2. Donnez à l'identité le Nom affiché et la Signature qui vont avec cette adresse, par exemple le nom de votre service, puis cliquez sur Créer. Dans la liste des identités, elle porte la pastille Redirection à droite de son adresse.
3. En écrivant, choisissez cette identité dans le champ De : le message part avec la redirection pour expéditeur.

Vos destinataires voient la redirection comme expéditeur et lui répondent : leur réponse est distribuée à toutes les boîtes de la redirection. La copie du message rangée dans Envoyés est celle de votre boîte.

Si aucune redirection ne remplit ces conditions, le champ Adresse email reste sur l'adresse de votre boîte, avec la mention « Aucune redirection du compte ne distribue son courrier à cette boîte ».

Bon à savoir

• Envoi planifié : un message planifié part toujours de l'adresse de votre boîte. Avec une identité de redirection, la planification est refusée par un message qui vous propose d'envoyer tout de suite, ou de choisir une autre identité.
• Répondre et transférer : quand vous répondez à un message ou que vous le transférez, l'identité est choisie d'office d'après l'adresse qui l'a reçu : la première de vos adresses qui figure parmi ses destinataires, dans À puis en copie. Un message envoyé à la redirection repart donc de la redirection, avec sa signature, et un message qui vous était adressé repart de votre adresse. Vous pouvez toujours changer d'identité avant d'envoyer.
• Redirection supprimée : si la redirection est supprimée, ou si votre boîte est retirée de ses destinataires, l'identité reste dans la liste, mais dans son panneau le champ Adresse email porte la pastille orange Plus disponible, avec un avertissement juste en dessous, et un message envoyé avec elle est refusé. Choisissez une autre adresse pour cette identité, ou supprimez-la.