Partager une tâche ou un projet avec mes collègues

Vous pouvez travailler à plusieurs sur une tâche précise, ou sur un projet entier. Le partage se fait avec toute personne disposant d'une boîte Ecomail : un collègue de votre compte, mais aussi un partenaire ou un client qui est lui-même chez Ecomail. Une adresse extérieure à Ecomail, elle, est refusée.

Partager une tâche

Ouvrez la tâche pour afficher son panneau de détail, puis cliquez sur l'icône de partage en haut à droite. Dans la liste des tâches, cette même icône apparaît en bout de ligne quand vous survolez une tâche.

Commencez à saisir un nom ou une adresse : vos contacts qui ont une boîte Ecomail vous sont proposés, ainsi que les autres personnes de votre compte, à la souris comme au clavier (flèches et Entrée). Si la personne n'est pas dans votre carnet d'adresses, écrivez son adresse en entier, le bouton s'active alors.

Choisissez son niveau d'accès, puis Partager. Elle reçoit un e-mail qui indique qui partage, le titre de la tâche, le niveau d'accès et un lien qui ouvre directement cette tâche.

Partager un projet

Dans la barre latérale, ouvrez le menu Options du projet, puis Partager ce projet. Le partage vaut pour toutes les tâches du projet, y compris celles qui y seront ajoutées ensuite, par vous comme par vos collaborateurs.

Les deux niveaux d'accès

• Lecture seule : la personne voit la tâche, ses sous-tâches et ses pièces jointes, mais ne peut rien modifier.
• Lecture et écriture : elle peut modifier la tâche, la cocher, ajouter des sous-tâches et des pièces jointes.

Vous changez le niveau, ou retirez l'accès, à tout moment depuis le même panneau. Dans tous les cas, seul le propriétaire peut supprimer la tâche ou décider qui d'autre y accède : une personne invitée, même en écriture, ne peut pas la repartager.

Retrouver ce qu'on m'a partagé

La vue Partagées avec moi, dans la colonne de gauche, rassemble tout ce qu'on vous a confié. Les projets reçus apparaissent plus bas, dans leur propre section, avec la pastille de la personne qui vous les partage.

Vos vues Aujourd'hui et À venir restent centrées sur votre travail : les tâches d'un projet d'équipe ne s'y invitent pas, vous les retrouvez en ouvrant le projet. Les tâches qu'on vous a confiées nommément, elles, y figurent bien.

Savoir qui fait quoi

Chaque tâche indique, en bas de son panneau de détail, qui l'a créée, qui l'a mise à jour en dernier et qui l'a terminée, avec le prénom, le nom et une pastille de couleur propre à chaque personne. Dans les listes et sur le tableau, cette pastille apparaît en bout de ligne : celle de la personne qui a terminé la tâche, ou de celle qui vous l'a confiée.

Vos étiquettes restent les vôtres

Sur une tâche partagée, chacun pose ses propres étiquettes. Vous voyez celles des autres, mais vous ne pouvez retirer que les vôtres : personne ne défait votre classement sans le vouloir.

Quitter une tâche ou un projet partagé

Si vous ne souhaitez plus suivre un contenu qu'on vous a partagé, ouvrez-le et choisissez Quitter cette tâche (ou, pour un projet, Quitter ce projet dans ses options). Rien n'est supprimé pour les autres : vous vous retirez, simplement.

Bon à savoir

• Le destinataire doit avoir une boîte Ecomail active. Une adresse extérieure, ou une boîte suspendue, est refusée.
• Les rappels par e-mail d'une tâche partent au propriétaire de la tâche.