Rédiger, valider et diffuser un compte rendu ou un procès-verbal

Le compte rendu d'une réunion se rédige dans son onglet Compte rendu, le procès-verbal d'une AG dans son onglet Procès-verbal. L'écran Comptes rendus, quatrième entrée du groupe L'association dans la colonne de gauche, les réunit tous ; sa pastille compte ceux qui attendent d'être validés.

Rédiger

L'éditeur occupe la partie gauche de l'écran. Écrivez librement : présents, points abordés, décisions, actions, prochaine séance. Le texte s'enregistre tout seul quelques secondes après la frappe ; la mention en haut de l'éditeur indique « Enregistré à… ». Le champ Étiquettes, sous le texte (par exemple « budget, plantation, mairie »), aidera à le retrouver.

Dans la colonne de droite :

• Proposer automatiquement à partir des notes rédige un brouillon d'après l'ordre du jour, les notes prises en séance, les présents, les décisions et les résultats des votes. Rien n'est envoyé sans ce clic. Si l'éditeur contient déjà du texte, une fenêtre vous laisse Garder mon texte, Ajouter à la suite ou Remplacer. Relisez toujours la proposition. Sans notes de séance, elle n'a pas assez de matière : prenez d'abord quelques notes en mode séance.
• Résultats des votes : chaque vote clos de la séance a un bouton + Insérer, qui place sa ligne de résultat dans le texte, et Tout insérer les place toutes.

Faire valider

La barre au bas de l'éditeur porte le circuit de validation :

1. Soumettre à validation : le compte rendu passe « à valider » et compte dans la pastille de la colonne de gauche.
2. Approuver, ou Repasser en brouillon pour le reprendre.

Un compte rendu approuvé est figé : il ne se modifie plus, et ne revient pas en brouillon. Relisez-le bien avant de l'approuver.

Télécharger, ranger, envoyer

À droite de la même barre :

• PDF télécharge le document : nom de l'association, titre, date et lieu, présents et excusés, texte, décisions, tableau des actions, journal des scrutins (heures d'ouverture et de clôture, nombre de voix, quorum) et, pour un procès-verbal, deux cases de signature pour la présidence et le secrétariat. Tant qu'il n'est pas approuvé, il porte la mention « version de travail ».
• Ranger dans le Disque place le PDF dans le dossier de l'association de votre Disque (sous-dossier de l'instance et de l'année pour une réunion, Assemblées générales et année pour un PV), et le classe dans l'écran Documents. Un PV y est classé visible des adhérents et marqué essentiel. Si une version est déjà rangée, la nouvelle s'ajoute à côté.
• Envoyer aux participants adresse le PDF en pièce jointe à tous les participants ou convoqués de la séance qui ont une adresse e-mail, présents ou non.

Pensez à ranger et envoyer le compte rendu une fois approuvé : des pastilles en haut de l'éditeur rappellent s'il est déjà Rangé dans le Disque et quand il a été Envoyé. Ranger un PV approuvé coche l'étape du procès-verbal dans le rétroplanning de l'AG.

Retrouver un compte rendu

L'onglet Comptes rendus de l'écran du même nom liste les séances passées et leurs comptes rendus. Les filtres, en tête de liste, permettent de chercher dans le texte et les étiquettes (Rechercher dans les comptes rendus) et de trier par instance, par année et par statut (Brouillon ou à rédiger, À valider, Approuvé). Une séance passée sans compte rendu porte la pastille À rédiger.

Le registre des décisions

L'onglet Registre des décisions, à droite de Comptes rendus sous le titre de l'écran, garde toutes les décisions de l'association, datées et reliées à leur séance : celles inscrites en séance avec le bouton Décision, et les résultats des votes, qui s'y inscrivent tout seuls à la clôture. Cherchez une décision dans le champ en haut de l'onglet (par exemple « cotisation », « subvention »), ou ajoutez-en une à la main avec Ajouter une décision, en haut à droite. Le résultat d'un vote ne se modifie pas ici : il suit le vote.

Le suivi des actions

L'onglet Actions, le dernier, liste ce qu'il y a à faire : les actions décidées en séance et celles que vous ajoutez dans le cadre Nouvelle action : quoi ?, avec qui s'en charge et pour quand. Sur chaque ligne :

• la case, au début, la marque comme faite ;
• à droite, le responsable, l'échéance et l'état (À faire, En cours, Faite, Abandonnée) se modifient directement.

Les actions en retard sont surlignées et apparaissent en rouge sur le tableau de bord. La bascule en haut de l'onglet affiche les actions Ouvertes ou Faites ou abandonnées. Pour garder une trace, préférez l'état « Abandonnée » à la suppression.