Ranger les documents importants de l'association

Les fichiers dont votre association ne peut pas se passer vivent dans votre Disque Ecomail, mais se consultent et se classent depuis l'écran Documents, cinquième entrée du groupe L'association dans la colonne de gauche. Le classeur ajoute à chaque fichier ce que le Disque ne sait pas : sa catégorie, sa date d'effet, son expiration, sa version et qui peut le voir.

Créer le dossier de l'association

À la première visite, la carte Créer le dossier de l'association dans le Disque prépare un dossier « Association » au nom de votre association, avec un sous-dossier par famille : Statuts et officiel, Assemblées générales, Réunions, Finances, Assurances et contrats, Adhérents, Divers.

La case Stockage renforcé pour les dossiers essentiels, cochée d'office, copie les dossiers « Statuts et officiel » et « Assemblées générales » dans deux zones de plus (Amsterdam et Varsovie, en plus de Paris). Ces copies comptent dans l'espace utilisé de votre Disque. Cliquez sur Créer le dossier.

Ajouter un document

Deux boutons, en haut à droite de l'écran, à droite de Ouvrir dans le Disque :

• Déposer un document envoie un fichier depuis votre ordinateur (100 Mo au plus ; au-delà, passez par le Disque). Il est rangé dans le sous-dossier de sa famille, et de son année pour les AG, réunions et finances.
• Rattacher un fichier du Disque classe un fichier déjà présent dans votre Disque : il reste où il est, rien n'est copié. Les fichiers du coffre-fort n'apparaissent pas ici.

Dans le panneau qui s'ouvre, renseignez :

• la Catégorie : statuts, règlement intérieur, récépissé de préfecture, publication au Journal officiel, liste des dirigeants, agrément, procès-verbal d'AG, rapports, budget, convocation, compte rendu, comptes annuels, dossier de subvention, facture, attestation d'assurance, contrat ou convention, document adhérents, autre ;
• le Titre (vide, c'est le nom de la catégorie ou du fichier), la Date d'effet et la Version (par exemple « 2026 ») ;
• l'Expiration, pour une attestation d'assurance ou un agrément : le tableau de bord vous préviendra trois mois avant ;
• Remplace une version précédente ? : quand un document de la même catégorie est déjà en vigueur, choisissez-le pour que le nouveau prenne sa place. L'ancienne version reste classée et téléchargeable, marquée « remplacée » avec sa période de validité ;
• la Visibilité : Bureau (par défaut, visible ici seulement), Adhérents (téléchargeable depuis les convocations envoyées) ou Public (comme « Adhérents », et en plus listé sur la page de votre association, voir plus bas) ;
• Document essentiel, cochée d'office pour les statuts et documents d'AG : il est mis en avant d'une étoile, et copié dans deux zones de plus si le stockage renforcé est disponible.

Cliquez sur Déposer ou Rattacher. Les comptes rendus et procès-verbaux rangés depuis leur éditeur arrivent ici tout seuls.

Les documents « Public » sur la page de l'association

Une fois votre page diffusée sur asso.eco, ses documents Public en vigueur (pas les versions remplacées) apparaissent sur la page d'accueil de votre site, dans une section Documents de l'association, avec leur catégorie, leur version et leur date d'effet. Un clic télécharge le fichier, sans compte. Vos statuts, votre dernier rapport d'activité ou vos comptes annuels y sont ainsi à portée de vos partenaires et financeurs.

Sans document public, la section n'apparaît pas. Pour la déplacer ou la masquer, ouvrez Page d'accueil, dans le groupe Le site public de la colonne de gauche : elle y figure sous le nom Documents publics de l'association, parmi les sections de l'accueil.

Consulter le classeur

• Les cartes de familles, en haut, filtrent le classeur ; un second clic revient à Tous.
• Le champ Rechercher un titre, une catégorie, un nom de fichier… cherche dans le classeur ; la case Afficher les anciennes versions, à sa droite, montre aussi les versions remplacées.
• La colonne Échéance signale en orange un document qui expire dans les trois mois, en rouge un document expiré. La colonne Copies indique « 3 zones » pour un document en stockage renforcé.
• Au bout de chaque ligne : télécharger, ouvrir le dossier dans le Disque, modifier, retirer du classeur.

Un fichier renommé, déplacé à la corbeille ou supprimé dans le Disque est signalé « Fichier introuvable ». Un fichier archivé à froid doit d'abord être restauré depuis le Disque pour être téléchargé.

Retirer du classeur efface seulement la fiche du document (catégorie, dates, visibilité) : le fichier reste dans votre Disque. Pour le supprimer, faites-le depuis le Disque.

Pourquoi pas le coffre-fort du Disque ?

Le coffre-fort chiffre vos fichiers avec une phrase secrète que vous seul connaissez : si elle se perd, les fichiers sont perdus, et les accès du bureau n'y entrent pas. Pour des documents qui doivent passer d'un bureau à l'autre pendant des années, le classeur utilise donc le Disque ordinaire, et le stockage renforcé pour les essentiels.

Les accès du bureau

Un membre du bureau qui a un accès secondaire avec les droits « Association » et « Disque » (limité au dossier de l'association) consulte et classe les documents comme vous, mais ne parcourt dans le Disque que le dossier de l'association. Voir Le bureau, la passation et les accès des membres.