Le bureau, la passation et les accès des membres

L'écran Équipe et accès, dernière entrée du groupe L'association dans la colonne de gauche, dit qui fait quoi au bureau, depuis quand, et avec quels accès à l'espace de l'association. Il compte deux colonnes : à gauche Le bureau et les Anciens mandats, à droite Accès à cet espace.

Inscrire le bureau

1. Cliquez sur Ajouter un membre, en haut à droite de l'écran.
2. Indiquez son Nom et son Rôle (Président·e, Trésorier·ère, Secrétaire, Membre du CA… ou ce que vous voulez), son E-mail si vous le souhaitez, et la date Depuis le.
3. Enregistrez.

Le rôle est une étiquette : il ne donne ni ne retire aucun droit. Quand vous indiquez une date Jusqu'au, la personne passe dans les Anciens mandats, dépliables sous la liste : l'historique du bureau se constitue ainsi au fil des années. Retirer quelqu'un de la liste, avec l'icône au bout de sa ligne, l'efface sans trace : pour un départ, préférez la passation ou une date de fin.

Enregistrer une passation

Après l'assemblée générale ou le conseil qui a élu le nouveau bureau, cliquez sur Passation de bureau, en haut à droite, à gauche de Ajouter un membre. Le panneau qui s'ouvre compte trois étapes :

1. Qui quitte le bureau ? : cochez les sortants.
2. Qui entre au bureau ? : indiquez le nom, le rôle et, si vous le souhaitez, l'e-mail de chaque entrant ; Un autre entrant ajoute une ligne.
3. Date de la passation : en général, le jour de l'élection.

Cliquez sur Enregistrer la passation. Les mandats des sortants sont clos à cette date (ils restent dans les anciens mandats), et les entrants rejoignent le bureau. L'écran rappelle ensuite Ce qui reste à faire :

• retirer les accès des sortants et en créer pour les entrants : la passation ne touche à aucun accès d'elle-même ;
• déclarer la nouvelle liste des dirigeants à la préfecture dans les trois mois (loi de 1901, article 5) ;
• transmettre ce que le bureau sortant tenait ailleurs : banque, contrats, mots de passe des services.

Donner accès à l'espace de l'association

Chaque membre du bureau peut avoir son propre accès, avec ses propres identifiants, sans jamais recevoir le mot de passe de la boîte de l'association : c'est un accès secondaire. Seul le titulaire du compte de l'association les crée.

1. Dans la colonne de droite, cliquez sur Gérer les accès : la page Accès secondaires de l'espace compte s'ouvre dans un nouvel onglet.
2. Cliquez sur Ajouter un accès, saisissez l'adresse e-mail de la personne et son nom affiché.
3. Sous Applications, cochez Association et choisissez Lecture seule ou Lecture et écriture.
4. Cochez aussi Disque, et dans la liste Périmètre qui apparaît dessous, choisissez le dossier de l'association : la personne pourra consulter et classer les documents sans voir le reste de votre Disque.
5. Cliquez sur Envoyer l'invitation. La personne accepte depuis le mail reçu, puis se connecte et ouvre Association.

Avec le droit Association en Lecture seule, la personne consulte tout ce que l'espace affiche : site, adhérents, réunions, AG, votes, comptes rendus, documents. En Lecture et écriture, elle y fait tout ce que vous faites, sauf créer ou supprimer un site, qui reste à vous. Les accès sont compris dans la limite habituelle des accès secondaires de votre boîte. Le guide Donner accès à ma boîte à un collaborateur : les accès secondaires détaille la limite, les invitations et la double authentification.

La colonne Accès à cet espace liste ensuite les accès qui ont le droit Association ou Disque : leur état (Actif, Invitation en attente, Suspendu), leurs droits, s'ils ont activé la double authentification, et leur dernière connexion. Après une passation, c'est là que vous voyez d'un coup d'œil les accès à revoir.