Récupérer automatiquement vos factures fournisseurs Qonto

Avec la facturation électronique, vos fournisseurs ne vous envoient plus leurs factures par courrier ni par e-mail : ils les déposent sur votre plateforme agréée. Si la vôtre est Qonto, elles s'y accumulent toutes au même endroit, et il ne vous reste qu'un travail de manutention : télécharger, renommer, ranger.

Le connecteur Qonto fait ce trajet à votre place.

Ouvrir l'écran Connecteurs

Dans le Disque, cliquez sur Connecteurs dans la colonne de gauche, entre Commentaires et Corbeille. La page présente une carte par service disponible. Cliquez sur le chevron à gauche du nom Qonto pour la déplier ou la replier.

Récupérer votre clé Qonto

Chez Qonto, ouvrez Réglages, puis Intégrations, et générez une clé API. Vous obtenez deux valeurs :

• un identifiant d'organisation (le champ « login », qui ressemble à mon-entreprise-1234) ;
• une clé secrète, que Qonto ne vous réaffichera plus ensuite.

Recopiez-les dans les deux premiers champs de la carte Qonto. La clé secrète part vers votre Disque et n'en revient jamais : à la place, le champ affiche seulement ses quatre derniers caractères. Si vous revenez plus tard modifier un réglage, laissez ce champ vide, votre clé est conservée.

Choisir à partir de quand remonter

Le champ À partir du fixe la date de démarrage : les factures déposées chez Qonto avant cette date ne sont pas récupérées. Il vaut la date du jour par défaut, ce qui ne remonte que les nouvelles.

Pour rattraper l'existant, reculez simplement cette date : au prochain passage, tout ce qui a été déposé depuis sera repris.

Vérifier, puis activer

Cliquez sur Enregistrer, puis sur Vérifier la connexion : le nom de votre société s'affiche si la clé est bonne. Cette vérification ne récupère aucune facture, elle ne fait que contrôler vos identifiants.

Cochez ensuite Activer la relève automatique et enregistrez : votre Disque vérifie chaque heure s'il y a de nouvelles factures. Le bouton Relever maintenant déclenche un passage immédiat sans attendre.

Tant que la case n'est pas cochée, rien n'est jamais récupéré : vous pouvez remplir et régler la carte tranquillement, votre Disque n'est pas touché.

Vos factures en XML, et leur version lisible

Une facture électronique comporte un socle de données sous forme structurée, et chaque fournisseur choisit parmi les trois formats admis. Le Factur-X est hybride : un PDF, qui constitue la représentation lisible, avec les données structurées embarquées dedans. L'UBL et le CII sont des fichiers XML seuls, qui ne s'ouvrent pas comme une facture. OVH, par exemple, émet en UBL.

Deux options répondent à cela, sous les réglages de rangement :

• Générer un PDF lisible depuis le XML : votre Disque fabrique la version consultable de la facture, avec l'émetteur, le destinataire, les lignes, la TVA et le total.
• Conserver aussi le fichier d'origine : le fichier structuré est déposé à côté du document lisible, sous le même nom.

Cocher la première coche la seconde et la verrouille, et ce n'est pas un caprice : quand votre fournisseur émet en XML, c'est ce fichier qui porte la facture. Le PDF que le Disque fabrique n'en est qu'une représentation, et il porte cette mention en bas de chaque page. Vous ne pouvez donc jamais vous retrouver avec la seule version lisible et l'original perdu.

Pour le détail du cadre applicable, voyez l'article 289 bis du code général des impôts sur Légifrance et la page Je découvre la facturation électronique sur impots.gouv.fr.

Suivre ce qui a été récupéré

Sous les réglages, un compte rendu résume le dernier passage : combien de factures se trouvent chez votre fournisseur, combien ont été écartées parce qu'elles sont antérieures à votre date de démarrage, combien ont été rangées, et combien de fichiers cela représente. Deux factures peuvent donner trois fichiers, si l'une d'elles est accompagnée de son original.

Si rien n'a été rangé parce que tout est antérieur à votre date, un message vous le dit et vous invite à reculer cette date.

En dessous, le journal liste les factures relevées une par une : nom du fichier, fournisseur, date, montant, taille, et un bouton Ouvrir le dossier qui vous emmène directement là où la facture a atterri. Les cinquante dernières s'affichent, Afficher plus remonte plus loin.

Refaire un passage depuis le début

Une facture déjà récupérée ne l'est jamais deux fois : votre Disque garde la mémoire de ce qu'il a traité. Si vous voulez malgré tout tout reprendre à zéro, le bouton Rejouer efface cette mémoire.

Attention : les fichiers déjà rangés restent sur votre Disque. Le passage suivant en déposera donc une deuxième copie si vous ne les avez pas retirés au préalable.

Ce que le connecteur ne fait pas

• Il ne modifie rien chez Qonto : il se contente de lire vos factures et de les télécharger.
• Il ne supprime jamais un fichier de votre Disque.
• Vos identifiants sont conservés chiffrés et ne sont jamais réaffichés.

Si votre clé Qonto est révoquée ou devient invalide, le connecteur vous l'indique en rouge sur sa carte, et se met en pause au bout de plusieurs échecs plutôt que de continuer à interroger votre compte. Recollez une clé valide, puis réactivez la relève.

Le bouton Supprimer, à droite des actions, retire le connecteur et son journal. Les factures déjà rangées restent sur votre Disque : elles vous appartiennent.