Gérer votre association : le tableau de bord et l'espace « L'association »

La tuile Association de la grille des applications ne sert pas seulement à faire le site de votre association : elle sert aussi à la gérer. Registre des adhérents et rappels de cotisation, réunions et assemblées générales, votes, comptes rendus, documents importants et bureau : tout se trouve au même endroit, compris dans votre forfait Ecomail.

Se repérer dans la colonne de gauche

Pour une association, la colonne de gauche commence par l'entrée Tableau de bord, juste sous le nom et le logo de votre association. Viennent ensuite deux groupes :

• L'association, toujours déplié : Adhérents, Réunions, Assemblées générales, Comptes rendus, Documents et Équipe et accès.
• Le site public, replié par défaut : un clic sur son titre (avec la petite flèche) le déplie. Il réunit tout ce qui concerne votre page sur asso.eco : Profil, Actualités, Événements, Bénévolat, Messages, Page d'accueil, Médias, Pages, Modules, Design et Historique. Le navigateur se souvient de votre choix, et le groupe reste déplié tant que vous êtes sur l'un de ses écrans.

Paramètres reste seul tout en bas, sous un trait de séparation.

Des pastilles vous signalent ce qui attend :

• sur Adhérents, le nombre de rappels de cotisation prêts à partir ;
• sur Assemblées générales, un compte à rebours vert (par exemple J-21, puis Jour J) avant la prochaine AG ;
• sur Comptes rendus, le nombre de comptes rendus à valider ;
• sur le titre Le site public, quand il est replié, le total des inscriptions, candidatures, messages et commentaires non vus.

Sur téléphone, la colonne laisse place à deux onglets en haut de l'écran, L'association et Le site public, avec leurs entrées en pastilles à faire défiler. Paramètres se trouve alors au bout de la rangée L'association.

Le Profil de votre association (logo, présentation, contact, localisation, diffusion) est désormais la première entrée du groupe Le site public. Les anciens liens vers le profil continuent de fonctionner.

Le tableau de bord

C'est l'écran qui s'ouvre quand vous entrez dans l'espace de votre association. Sous le titre, une ligne rappelle la période de cotisation en cours et sa date de fin. Il réunit, de haut en bas :

• Un bandeau orange quand des rappels de cotisation attendent votre accord, avec le bouton Voir les rappels.
• Cotisations : le nombre de membres, puis quatre chiffres (À jour, À renouveler, Échues, À confirmer) et une barre Encaissé … sur … attendus pour la période.
• Prochaine réunion, avec son ordre du jour.
• Prochaine assemblée générale, avec son compte à rebours et les étapes de son rétroplanning (faites, en retard, à venir).
• Actions ouvertes : ce qui a été décidé en réunion, avec son responsable et son échéance ; les actions en retard apparaissent en rouge.
• Documents qui expirent dans les trois mois, ou déjà expirés : une attestation d'assurance, un agrément.
• Comptes rendus qui attendent d'être validés.

Tant que votre registre est vide et qu'aucune réunion n'est prévue, un bloc Bienvenue dans l'espace de gestion de votre association propose cinq premiers pas : ajouter vos adhérents, importer votre tableur, préparer une réunion, ranger les documents et inscrire le bureau.

Ce que vous pouvez faire

• Adhérents : un registre à jour tout seul, les cotisations et leurs reçus, des rappels d'échéance (jamais, après votre accord ou automatiques) et un bulletin d'adhésion en ligne.
• Réunions : ordre du jour, invitations, mode séance avec prise de notes, décisions et actions.
• Assemblées générales : règles de vos statuts, rétroplanning, convocation des adhérents à jour, pouvoirs, émargement, quorum en direct.
• Votes : en salle, en ligne pendant la séance ou à distance avant l'AG, à bulletin secret si besoin, avec les résultats en direct.
• Comptes rendus : rédaction, validation, PDF, classement dans le Disque et envoi aux participants, avec le registre des décisions et le suivi des actions.
• Documents : statuts, procès-verbaux, rapports et assurances rangés dans votre Disque, classés et datés ici.
• Équipe et accès : la liste du bureau, ses mandats, la passation, et les accès de chacun à cet espace.

Les adhérents, convoqués et votants n'ont besoin d'aucun compte : ils reçoivent un lien personnel par e-mail. Les mails partent au nom de votre association (« Nom de l'association via asso.eco ») et les réponses arrivent à son adresse de contact.

Ces écrans n'existent que pour une page d'association : un site Microheb ne les affiche pas.