Décider hors séance par consultation écrite

Une décision ne peut pas attendre la prochaine réunion ? Consultez le bureau, le conseil d'administration ou vos adhérents par écrit : chacun répond depuis son lien personnel, jusqu'à une date limite, et le résultat s'inscrit tout seul au registre des décisions. Par exemple : « le bureau valide le devis de la pépinière avant vendredi ».

Avant tout : vos statuts doivent le prévoir

La loi de 1901 laisse ce point à vos statuts ou à votre règlement intérieur. Sans clause qui prévoit la consultation écrite, une décision prise ainsi peut être contestée. Si la clause existe, cochez Nos statuts prévoient la consultation écrite : dans l'écran Assemblées générales, bloc Règles de vos statuts, bouton Modifier les règles, ou directement dans le panneau de création d'une consultation.

Créer la consultation

1. Ouvrez l'écran Réunions, dans le groupe L'association de la colonne de gauche.
2. Cliquez sur Consultation écrite, en haut à droite de l'écran, à gauche de Nouvelle réunion. Le panneau Nouvelle consultation écrite s'ouvre sur la droite.
3. Donnez un Titre.
4. Choisissez Qui est consulté ? : les membres habituels d'une instance (Bureau, Conseil d'administration, commission…), ou Les adhérents qui ont le droit de vote (à jour de cotisation, d'un type d'adhésion qui vote).
5. Fixez la Date limite de réponse : au moins une heure plus tard, quatre mois au plus. Elle est proposée une semaine plus tard.
6. Cliquez sur Créer la consultation. Sa page s'ouvre, avec les membres consultés déjà ajoutés.

Préparer les questions et la liste des membres

La page de la consultation a deux colonnes.

• Questions, à gauche : cliquez sur Ajouter une question. Comme pour un vote en séance, choisissez le genre (pour, contre ou abstention ; choix entre plusieurs options ; élection), la majorité, et si besoin le bulletin secret. Avec la Majorité absolue, il faut plus de la moitié des membres consultés, qu'ils aient répondu ou non : un silence ne vaut pas accord. Le crayon et la corbeille, au bout de chaque question, la modifient ou la suppriment.
• Date limite de réponse, sous les questions : modifiable jusqu'à la clôture, avec Enregistrer.
• Membres consultés, à droite : la corbeille retire une personne ; le bouton sous la liste rajoute les membres de l'instance ou les adhérents votants qui manquent ; Ajouter une personne ajoute quelqu'un à la main (nom et adresse e-mail). Une personne sans adresse est signalée « sans adresse » : prévenez-la autrement.

Lancer

Cliquez sur Lancer la consultation, à droite, sous la liste des membres, puis confirmez. Chaque membre consulté reçoit un e-mail avec les questions, la date limite et un bouton Répondre vers son lien personnel. Une fois lancée, les questions ne changent plus.

Le membre répond depuis son téléphone ou son ordinateur, sans créer de compte. Il ne peut répondre qu'une fois par question ; il n'y a pas de pouvoir (procuration) dans une consultation écrite.

Suivre les réponses

Pendant la consultation, la page montre pour chaque question le nombre de réponses sur le nombre de membres consultés, et le nom de ceux qui n'ont pas encore répondu. Le résultat reste masqué jusqu'à la clôture si la question le prévoit (c'est le réglage par défaut).

• Relancer ceux qui n'ont pas répondu, dans le bandeau en haut, renvoie le même lien aux seuls retardataires.
• Clore maintenant, juste à côté, clôt la consultation avant la date limite (par exemple quand tout le monde a répondu). La case Envoyer le résultat aux membres consultés est cochée d'office.

Les consultations en cours apparaissent aussi sur le Tableau de bord, avec leur nombre de réponses, et dans la section Consultations écrites de l'écran Réunions.

À la date limite

La consultation se clôt toute seule. Chaque résultat est calculé (par exemple « Valider le devis : adoptée par 4 voix pour, 1 contre et 0 abstention »), inscrit au registre des décisions à la date de la clôture, et envoyé par e-mail aux membres consultés. Le lien personnel montre alors le résultat. Vous pouvez en garder un compte rendu depuis l'écran Comptes rendus, comme pour une réunion.

Questions fréquentes

Un membre n'a pas reçu ou a perdu son lien. Tant qu'il n'a pas répondu, Relancer ceux qui n'ont pas répondu lui renvoie le même lien.

Le bulletin secret est-il vraiment secret ? Qui a répondu reste connu, pour empêcher les doubles votes, mais pas ce qu'il a répondu. Le secret tient vis-à-vis de l'association et des autres membres ; ce n'est pas un vote chiffré vérifiable.

Puis-je supprimer une consultation ? Oui, tant qu'elle n'est pas lancée : Supprimer cette consultation, sous le bouton de lancement.