Préparer l'assemblée générale

L'écran Assemblées générales, troisième entrée du groupe L'association dans la colonne de gauche, vous mène du rétroplanning au procès-verbal. Sa pastille verte compte les jours avant la prochaine AG (J-21, puis Jour J).

1. Recopier les règles de vos statuts

La loi de 1901 laisse ces règles à vos statuts (ou à votre règlement intérieur). Saisissez-les une fois : elles guident ensuite chaque AG, sans que rien ne soit présumé à votre place. Le bloc Règles de vos statuts, en bas de l'écran, les résume ; cliquez sur Modifier les règles, à sa droite.

• Délai de convocation (jours avant l'AG) : 15 jours par défaut.
• Quorum de l'AG ordinaire et Quorum de l'AG extraordinaire : aucun quorum (par défaut), un quart, un tiers, la moitié, deux tiers des votants, ou un pourcentage. Le quorum compte les présents (en salle ou à distance) et les représentés, rapportés aux membres qui ont le droit de vote.
• Majorité de l'AG ordinaire (simple par défaut) et Majorité de l'AG extraordinaire (deux tiers par défaut).
• Les abstentions comptent comme voix exprimées : décochée par défaut, seules les voix pour et contre départagent.
• Les pouvoirs (procurations) sont autorisés, cochée par défaut, avec le nombre de Pouvoirs au plus par personne (2 par défaut).
• Nos statuts autorisent le vote à distance : décochée par défaut. Sans clause dans vos statuts, laissez-la décochée : en AG, on vote alors en salle. Cochée, elle ouvre le vote en ligne pendant la séance (AG hybride) et le vote à distance avant la séance.

Cliquez sur Enregistrer les règles. Le droit de vote, lui, dépend des types d'adhésion (case Donne le droit de vote en AG, dans Adhérents › Réglages).

2. Créer l'AG

1. Cliquez sur Nouvelle AG, en haut à droite de l'écran.
2. Choisissez le Genre : Ordinaire (comptes, rapports, budget, cotisation, élections) ou Extraordinaire (modification des statuts, dissolution, fusion).
3. Indiquez la Date et heure, le Lieu et, pour une AG hybride, un Lien de visio.
4. Si vos adhérents peuvent proposer des points, renseignez Propositions de points jusqu'au (voir l'étape 5).
5. Laissez cochée Partir de l'ordre du jour type pour obtenir d'emblée les points habituels : rapport moral et d'activité, rapport financier et approbation des comptes, budget prévisionnel, montant de la cotisation, renouvellement du conseil d'administration, questions diverses (modification des statuts et questions diverses pour une AG extraordinaire).
6. Cliquez sur Créer l'AG.

Les résolutions de l'ordre du jour type n'ont pas encore de vote : chacune affiche « Aucun vote préparé pour cette résolution » jusqu'à ce que vous le prépariez.

3. Suivre le rétroplanning

La page de l'AG a quatre onglets : Préparation, Convocation, Jour J et Procès-verbal. L'onglet Préparation commence par le Rétroplanning, calculé à partir de la date de l'AG et du délai de vos statuts :

• rapport moral et rapport d'activité, deux mois avant ;
• comptes arrêtés, rapport financier, budget prévisionnel, 45 jours avant ;
• appel à candidatures au conseil d'administration, un mois avant ;
• convocation et documents envoyés, au plus tard au délai de vos statuts ;
• émargement, quorum, votes, le jour J ;
• procès-verbal rédigé, signé et archivé, 15 jours après ;
• déclaration en préfecture si les dirigeants ou les statuts ont changé, dans les trois mois, avec un lien vers Le Compte Asso.

Cochez une étape quand elle est faite ; chacune a aussi, à droite, sa date d'échéance et un champ Responsable. Une étape en retard est surlignée, et l'onglet porte le nombre d'étapes en retard. L'étape de la convocation se coche toute seule au premier envoi, celle du procès-verbal quand le PV approuvé est rangé dans le Disque. Changer la date de l'AG décale les étapes qui ne sont pas encore faites.

Viennent ensuite, dans le même onglet, l'Ordre du jour et résolutions, les Votes à préparer et les Documents de l'AG (rapports, comptes, budget), visibles par défaut des convoqués.

4. Convoquer

Ouvrez l'onglet Convocation. La carte de gauche indique jusqu'à quand envoyer la convocation pour respecter le délai de vos statuts, et compte les convoqués, les votants, ceux qui viennent, ceux qui ne viennent pas, les pouvoirs et les personnes sans réponse.

1. Cliquez sur Ajouter les adhérents votants, dans la colonne de droite. Sont ajoutés, sans doublon, les adhérents qui auront le droit de vote à la date de l'AG : non radiés, à jour, à renouveler ou en délai de grâce ce jour-là, et d'un type d'adhésion qui vote. Rien n'est ajouté tant que vous ne cliquez pas.
2. Ajoutez au besoin des invités à la main, en bas de la liste (Nom, Adresse e-mail, case Votant, puis Convoquer) : un commissaire aux comptes, un partenaire sans droit de vote.
3. Cliquez sur Envoyer la convocation. Chacun reçoit l'ordre du jour et un lien personnel pour répondre, donner pouvoir, consulter les documents, proposer un point avant la date limite si vous en avez fixé une et, si un vote le prévoit, voter à distance avant la séance. Le jour J, ce même lien sert à voter depuis son téléphone.

Une personne sans adresse est signalée « convocation papier ». Les documents ne sont pas joints au mail : ils se téléchargent depuis le lien.

Suivre les réponses et les pouvoirs

Les filtres au-dessus de la liste (Tous, Sans réponse, Viennent, Ne viennent pas, Pouvoirs, Sans adresse) et le champ Rechercher un nom retrouvent chacun. Les réponses données depuis le lien s'affichent toutes seules ; vous pouvez aussi les saisir dans la liste à droite de chaque nom, par exemple pour un pouvoir remis sur papier : choisissez Donne pouvoir à…, puis le porteur.

Les règles des pouvoirs sont appliquées pour vous : on ne se donne pas pouvoir à soi-même, le porteur doit avoir le droit de vote, ne pas avoir lui-même donné pouvoir et ne pas dépasser le plafond de vos statuts (une pastille rouge le signale).

Relancer sans réponse, qui apparaît après un premier envoi, renvoie la convocation aux seules personnes qui n'ont pas répondu, avec le même lien.

5. Recevoir les propositions des adhérents

Avec une date dans Propositions de points jusqu'au (bouton Modifier, en haut à droite de la page de l'AG), chaque convoqué peut proposer jusqu'à cinq points depuis sa convocation, jusqu'à cette date et avant le début de la séance. Vous recevez un e-mail « Point proposé », et le point s'ajoute à la fin de l'ordre du jour avec la pastille Proposé. Pour l'inscrire, cliquez sur l'icône de coche Retenir ce point, au bout de sa ligne ; vous pouvez aussi le reporter ou le supprimer. Un point non retenu n'apparaît ni dans la convocation ni en séance.

Comme les convoqués proposent depuis leur convocation, l'ordre se fait en trois temps :

1. envoyez la convocation tôt, avant la date limite des propositions ;
2. à la date limite, retenez les points que vous inscrivez ;
3. renvoyez la convocation à tous (Renvoyer la convocation à tous, onglet Convocation), dans le délai de vos statuts : la plupart d'entre eux exigent qu'une résolution figure dans la convocation pour être votée.

Le formulaire de l'AG vous rappelle la date limite d'envoi de la convocation et vous prévient si la date limite des propositions tombe après. Quand vous retenez un point d'une AG déjà convoquée, un message vous rappelle de renvoyer la convocation.

Et ensuite

Le jour de l'assemblée se déroule dans l'onglet Jour J : voir Le jour de l'AG : émargement, quorum et QR codes. Le procès-verbal se rédige dans l'onglet Procès-verbal, qui rappelle la date limite de déclaration en préfecture si vos dirigeants ou vos statuts changent.