Organiser un vote en salle, en ligne ou à distance

Un vote appartient toujours à une séance : une réunion ou une assemblée générale. Vous le préparez à l'avance, ou à la volée pendant une réunion, puis vous le conduisez depuis un écran qui compte les voix en direct, quelle que soit la façon de voter.

Préparer un vote

Le bouton Préparer un vote se trouve sous la liste des votes : section Votes préparés de l'onglet Préparer d'une réunion, ou section Votes de l'onglet Préparation d'une AG. En séance de réunion, Mettre au vote puis Créer un vote pour ce point fait la même chose pour le point en cours. Le panneau Préparer un vote s'ouvre sur la droite.

• Intitulé, et si vous le souhaitez le Point de l'ordre du jour concerné et le Texte soumis au vote, lu par les votants sur leur page et repris au procès-verbal.
• Genre de vote : Pour / contre / abstention pour une résolution, Choix entre options, ou Élection, avec la liste des candidatures et le Nombre de sièges (chaque votant coche au plus ce nombre de noms). Le genre ne change plus une fois le vote créé.
• Majorité : Majorité simple (plus de voix pour que contre), Majorité absolue (plus de la moitié des votants), Deux tiers des voix exprimées, ou Unanimité. En AG, la majorité de vos statuts est proposée d'office. La case Les abstentions comptent comme voix exprimées suit, elle aussi, vos statuts.
• Façons de voter (cumulables) :
  • En salle : main levée ou bulletins papier, le secrétariat saisit le décompte ;
  • En ligne pendant la séance : chacun vote sur son téléphone avec son lien personnel, en salle ou en visio ;
  • À distance avant la séance : réservé aux assemblées générales, ouvert dès l'envoi de la convocation, fermé dès que la séance commence.
  En AG, le vote en ligne et à distance n'est proposé que si vos statuts le prévoient (case Nos statuts autorisent le vote à distance des règles des statuts) ; sinon, on vote en salle.
• Bulletin secret : qui a voté reste connu, pour éviter les doubles votes, mais pas ce qu'il a voté. Ce secret vaut vis-à-vis de l'association et des membres ; ce n'est pas un vote chiffré vérifiable. Pour une élection très disputée, préférez le papier.
• Masquer les résultats jusqu'à la clôture, cochée par défaut, pour ne pas influencer les derniers votants.

Cliquez sur Préparer le vote. Un vote préparé se modifie avec le crayon de sa carte, tant qu'aucune voix à distance n'est arrivée.

Envoyer les liens de vote

Les votants reçoivent leur lien personnel avec l'invitation ou la convocation. Depuis l'écran du vote, le bouton Envoyer les liens de vote le leur renvoie par e-mail ; une fois le vote ouvert, il devient Relancer ceux qui n'ont pas voté. C'est toujours le même lien : un lien déjà reçu continue de fonctionner. En salle, l'onglet Jour J d'une AG affiche aussi ce lien en QR code.

Conduire le vote

Sur la carte du vote, cliquez sur Ouvrir l'écran du vote (Conduire le vote le jour de l'AG). L'écran du vote couvre toute la fenêtre.

1. Cliquez sur Ouvrir le vote. Le quorum est vérifié et figé à cet instant ; s'il y avait un vote à distance, il se ferme et ses voix s'ajoutent à celles de la séance. Le vote apparaît aussitôt sur la page de vote de chacun.
2. Suivez la carte Participation : le nombre de voix sur le nombre attendu, en ligne, à distance et en salle. La carte N'ont pas encore voté nomme ceux qui manquent.
3. Si la salle vote à main levée ou par bulletins, saisissez le Décompte de la salle (une case par réponse ou par candidature, et le nombre de votants de la salle pour une élection), puis cliquez sur Enregistrer le décompte. Ceux qui ont déjà voté en ligne ou à distance ne se comptent pas une seconde fois : l'écran vous dit combien de votants restent à compter en salle. Pour une résolution adoptée sans opposition, le bouton Adoptée à l'unanimité de la salle enregistre le décompte d'un clic.
4. Cliquez sur Clôturer le vote. Le résultat est figé, inscrit au registre des décisions et repris au procès-verbal.

Les résultats masqués restent cachés jusqu'à la clôture ; un petit bouton Voir les résultats provisoires (sur cet écran) les montre au seul secrétariat. Les votants ne voient jamais de résultat partiel.

Projeter le vote en salle

Le bouton Afficher en grand, dans la barre du haut de l'écran du vote (ou sur la carte du vote), affiche en très gros le nombre de voix exprimées, puis le résultat après la clôture. Il se met à jour tout seul, pour un vidéoprojecteur ou un écran partagé en visio. Quitter l'affichage en grand revient à la console.

Le résultat

Une fois le vote clos, l'écran affiche le verdict (Adoptée, Rejetée, les élus, l'option retenue ou une égalité), le détail du calcul de la majorité, et un tableau des voix en ligne, à distance et en salle. Une ligne est inscrite au registre des décisions et au procès-verbal, par exemple « Approbation des comptes : adoptée par 51 voix pour, 19 contre et 9 abstentions ». Sans bulletin secret, une Liste nominative indique qui a voté quoi en ligne ou à distance ; les voix de la salle sont comptées sans nom.

En cas d'égalité pour le dernier siège d'une élection, ou pour la première place d'un choix, rien n'est adopté : à vous de revoter selon vos statuts.

Une erreur de saisie ? Rouvrir retire le résultat du registre jusqu'à la nouvelle clôture. La réouverture reste inscrite au journal des scrutins joint au procès-verbal. Un vote clos ne se supprime pas.