Enregistrer une cotisation et envoyer un reçu

Une cotisation se rattache toujours à la fiche d'un adhérent, dans l'écran Adhérents. Avant la première, prenez deux minutes pour régler l'échéance et les tarifs de votre association : tout le reste en découle.

Régler l'échéance des adhésions

Ouvrez l'onglet Réglages, sous le titre de l'écran Adhérents, à droite de l'onglet Rappels. La carte Échéance des adhésions propose trois régimes :

• Année civile : l'adhésion finit le 31 décembre.
• Saison : une date de début fixe choisie par l'association (le 1er septembre par défaut), pour une adhésion jusqu'à la veille l'année suivante. Choisissez le jour et le mois sous Début de la saison.
• Date anniversaire : douze mois glissants à partir du jour d'adhésion.

Deux réglages complètent le régime :

• Délai de grâce (jours) : après l'échéance, l'adhérent reste compté comme membre pendant ce délai (30 jours par défaut, de 0 à 365).
• « À renouveler » à partir de (jours avant) : quand l'échéance approche, l'adhérent passe « à renouveler » (30 jours par défaut, de 1 à 120).

Cliquez sur Enregistrer l'échéance, au bas de la carte.

Créer vos tarifs : les types d'adhésion

Juste en dessous, la carte Types d'adhésion liste vos tarifs. Cliquez sur Nouveau type, à droite du titre de la carte :

• Nom : par exemple « Réduit (étudiants, demandeurs d'emploi) », « Famille », « Bienfaiteur », « Structure ».
• Montant (€) : 0 pour une adhésion gratuite. Ou cochez Montant libre et indiquez un Minimum (€) : l'adhérent choisit son montant sur le bulletin en ligne.
• Donne le droit de vote en AG, cochée par défaut : le type compte pour le quorum et les votes en assemblée générale. Décochez-la pour un membre d'honneur ou un partenaire, par exemple.

Un type ne se supprime pas : l'icône d'archive, au bout de sa ligne, le retire des choix (bulletin en ligne compris), et les fiches qui le portent le gardent. Il se rétablit de la même façon.

Enregistrer une cotisation

1. Dans le registre, cliquez sur l'adhérent pour ouvrir sa fiche dans le panneau de droite.
2. Dans la section Cotisations, cliquez sur Renouveler (ou Première cotisation), à droite du titre de la section.
3. Choisissez Réglée maintenant, À régler ou Exonérée, vérifiez le Type et le Montant attendu.
4. Pour une cotisation réglée, indiquez le Moyen (chèque, espèces, virement, paiement en ligne de l'association, autre), le Montant, la date de réception et, si vous le souhaitez, une Référence (numéro de chèque, libellé du virement).
5. Cliquez sur Enregistrer la cotisation.

La période se calcule seule. Si l'adhésion est en cours, ou échue depuis moins que le délai de grâce, la nouvelle période commence au lendemain de l'échéance, sans trou. Sinon, elle couvre la période actuelle de votre régime. Une période qui durerait moins de deux mois (par exemple après une ancienne échéance qui ne tombait pas sur votre calendrier) est prolongée jusqu'à la fin de la période suivante : personne ne paie pour quelques semaines.

Une cotisation À régler reste en attente, et l'adhérent passe « à confirmer » s'il n'a pas d'adhésion en cours. Quand l'argent arrive, cliquez sur Pointer le règlement, sur la ligne de la cotisation, puis sur Pointer.

Une erreur de saisie ? L'icône corbeille, à droite de chaque cotisation, la supprime avec ses rappels, et le statut de l'adhérent est recalculé.

Le reçu de cotisation

Un reçu existe dès qu'une cotisation est réglée. Sur la ligne de la cotisation :

• Reçu PDF le télécharge, pour le remettre en main propre ou l'imprimer ;
• Envoyer le reçu (puis Renvoyer le reçu) l'adresse par e-mail à l'adhérent, si sa fiche a une adresse. La ligne indique ensuite la date d'envoi.

Au moment d'enregistrer ou de pointer un règlement, la case Envoyer le reçu par e-mail fait partir le reçu tout seul. Elle est cochée d'office quand la fiche a une adresse.

Le reçu porte un numéro, le nom et l'adresse de l'adhérent, le montant, la période et le moyen de paiement. Il atteste du paiement d'une cotisation, mais ce n'est pas un reçu fiscal (au sens des articles 200 et 238 bis du Code général des impôts) : il ne remplace pas le reçu de don que votre association délivrerait si elle y est habilitée.

Questions fréquentes

Mes adhérents peuvent-ils payer en ligne ? Aucun paiement ne transite par Ecomail. Indiquez vos Informations de règlement (IBAN, lien de paiement de votre association, adresse pour les chèques) dans l'onglet Rappels ou Bulletin en ligne : elles accompagnent les rappels et s'affichent après une demande d'adhésion. Vous pointez ensuite le règlement à réception.

Le tableau de bord indique « Encaissé … sur … attendus » : que compte-t-il ? Les cotisations de la période en cours : celles qui sont réglées, sur l'ensemble des réglées et à régler. Les cotisations exonérées n'entrent pas dans le calcul.