Les rappels de cotisation : désactivés, à valider ou automatiques

Relancer les adhérents dont la cotisation arrive à échéance est une corvée qu'Ecomail peut prendre en charge, entièrement ou sous votre contrôle. Tout se règle dans l'écran Adhérents, onglet Rappels, le deuxième sous le titre, à droite de Registre. Sa pastille orange indique combien de rappels sont prêts.

Choisir le mode

La section Rappels d'échéance propose trois modes :

• Désactivé : aucun rappel ne part. Le tableau de bord vous montre qui est à renouveler.
• À valider, le mode par défaut : les rappels sont préparés, et ne partent que lorsqu'un membre du bureau clique sur « Envoyer ».
• Automatique : les rappels partent seuls aux étapes choisies, sans intervention. Le service d'envoi passe une fois par heure.

Un changement de mode ne compte qu'une fois enregistré : cliquez sur Enregistrer les rappels, dans la barre qui apparaît au bas de l'écran après une modification.

Les étapes

Sous les modes, le bloc Étapes liste les moments où un rappel part : par défaut J-30 (30 jours avant l'échéance), J-7 et J+15 (15 jours après). Chaque étape se désactive par sa case, ou se retire par l'icône corbeille au bout de sa ligne. Pour en ajouter une, indiquez un nombre de jours (de 1 à 120) dans le champ Nouvelle étape, choisissez jours avant l'échéance ou jours après l'échéance, puis cliquez sur Ajouter. Six étapes au plus.

Quelques règles évitent les mails en trop :

• un adhérent ne reçoit qu'un rappel par étape, et plus rien dès que son règlement est pointé ;
• seule l'étape la plus récente est proposée, et pendant 30 jours au plus : un registre importé avec de vieilles échéances ne déclenche pas une rafale de rappels ;
• les étapes « avant » sont abandonnées une fois l'échéance passée ;
• pas de rappel pour un adhérent qui a déjà une cotisation à régler, par exemple après avoir rempli le bulletin en ligne ;
• jamais de rappel aux fiches radiées, sans e-mail ou désinscrites des rappels.

Le message

La section Le message contient l'Objet, le texte Avant l'échéance, le texte Après l'échéance (relance) et les Informations de règlement (IBAN, lien de paiement, adresse pour les chèques). Les boutons au-dessus des champs insèrent des variables, remplacées pour chaque adhérent :

• {prenom} : son prénom (à défaut son nom, ou sa structure) ;
• {nom} ;
• {echeance} : sa date d'échéance ;
• {montant} : le tarif actuel de son type d'adhésion, ou « montant libre » ;
• {asso} : le nom de votre association.

Chaque rappel reçoit en plus, sans que vous ayez à l'écrire, un encadré Pour régler avec vos informations de règlement, un bouton Renouveler en ligne qui mène à votre bulletin d'adhésion, et, en pied, un lien pour ne plus recevoir ces rappels. Le mail part au nom « Nom de l'association via asso.eco », et les réponses arrivent à l'adresse de contact de votre association. Un champ vidé reprend son texte par défaut à l'enregistrement.

Envoyer les rappels prêts

La section Rappels prêts à partir, en tête de l'onglet, liste les adhérents concernés aujourd'hui, avec l'étape et la date d'échéance. En mode À valider, un bandeau orange vous le signale aussi sur le tableau de bord, avec le bouton Voir les rappels.

1. Décochez les personnes qui ne doivent pas recevoir de rappel (quelqu'un qui vous a déjà dit qu'il renouvelait, par exemple).
2. Cliquez sur Envoyer les … rappels, à droite du titre de la section.

En mode Automatique, vous pouvez aussi les envoyer tout de suite de la même façon. En mode Désactivé, la liste reste visible mais le bouton est grisé.

La section Derniers envois, en bas de l'onglet, garde la trace des 50 derniers rappels : à qui, quelle étape, envoyé à la main ou automatiquement, et s'il est bien parti. Un envoi en échec n'est pas retenté. On retrouve aussi les rappels reçus par chacun dans sa fiche, section Rappels envoyés.

Quand un adhérent ne veut plus de rappels

Le lien en pied de chaque rappel ouvre une page où l'adhérent confirme sa désinscription d'un clic sur Confirmer la désinscription (un simple passage sur le lien ne suffit pas, pour que les antivirus qui suivent les liens ne désinscrivent personne). Il continue de recevoir ses reçus et ses convocations. Sa fiche porte alors la case Désinscrit des rappels de cotisation, et la colonne Rappels du registre indique « Désinscrit ». S'il change d'avis, décochez la case dans sa fiche.