Tenir le registre des adhérents

L'écran Adhérents, première entrée du groupe L'association dans la colonne de gauche, tient le registre de vos membres. Il s'ouvre sur l'onglet Registre ; les onglets Rappels, Réglages et Bulletin en ligne sont juste à côté, sous le titre.

Le statut se calcule tout seul

Vous ne saisissez jamais le statut d'un adhérent : il découle de l'échéance de sa dernière cotisation réglée ou exonérée, et des réglages de l'onglet Réglages.

• À jour : l'échéance est encore loin.
• À renouveler : l'échéance approche (30 jours avant, par défaut).
• En délai de grâce : l'échéance est passée depuis moins que le délai de grâce (30 jours par défaut). L'adhérent compte encore comme membre.
• Échue : le délai de grâce est dépassé.
• À confirmer : une cotisation attend son règlement, par exemple après un bulletin d'adhésion en ligne.
• Jamais adhéré : aucune cotisation enregistrée.
• Radié : vous avez radié la fiche.

Comptent comme membres, pour l'effectif et le droit de vote en AG, les adhérents à jour, à renouveler et en délai de grâce. Une personne rattachée à un foyer suit la cotisation du foyer (voir plus bas).

Ajouter un adhérent

1. Cliquez sur Nouvel adhérent, en haut à droite de l'écran, à droite des boutons Importer un tableur et Exporter. Le panneau Nouvel adhérent s'ouvre sur la droite.
2. Renseignez au moins un Nom, ou une Structure pour une personne morale (une autre association, une commune). L'E-mail est facultatif : un adhérent « papier » n'en a pas, mais il ne recevra alors ni reçu ni rappel par mail.
3. Choisissez son Type d'adhésion (les tarifs se règlent dans l'onglet Réglages).
4. Deux cases distinctes, comme le veut le RGPD : A accepté de recevoir la newsletter, et Désinscrit des rappels de cotisation.
5. Dans le bloc Première cotisation (facultatif), choisissez Réglée, À régler, Exonérée ou Plus tard. Pour une cotisation réglée, indiquez le moyen, le montant et la date ; la case Envoyer le reçu par e-mail est cochée d'office si la fiche a une adresse.
6. Cliquez sur Ajouter l'adhérent, au bas du panneau. La fiche s'ouvre aussitôt.

La période de la cotisation suit le régime de votre association : vous n'avez aucune date à calculer. Le guide Enregistrer une cotisation et envoyer un reçu détaille les règlements.

Retrouver un adhérent

• Les puces de statut, en haut du registre (Tous, À jour, À renouveler…), filtrent la liste d'un clic ; un second clic revient à Tous.
• Le champ Rechercher un nom, un e-mail, une ville…, juste dessous, cherche aussi dans la structure, le code postal et le téléphone, sans tenir compte des accents.
• La liste Tous les types, à droite de la recherche, ne garde qu'un type d'adhésion.

La colonne Rappels du tableau indique si un rappel est prêt pour la personne, si elle n'a pas d'e-mail ou si elle s'est désinscrite. Sous le nom, la mention « foyer de… » signale une personne rattachée à un foyer. Un clic sur une ligne ouvre la fiche dans le panneau de droite.

La fiche d'un adhérent

En tête de la fiche : son statut, son type, la date depuis laquelle il est membre et la date jusqu'à laquelle son adhésion est valable. Viennent ensuite l'historique de ses Cotisations, la section Foyer, les Rappels envoyés, puis la section Fiche avec ses coordonnées. Après une modification, cliquez sur Enregistrer la fiche, dans la barre qui reste collée au bas du panneau.

Les foyers : une cotisation pour plusieurs personnes

Une adhésion « famille » couvre plusieurs personnes d'un même foyer. Chacune a sa fiche au registre, mais une seule porte la cotisation.

1. Créez d'abord la fiche de chaque personne du foyer avec Nouvel adhérent, sans cotisation (choisissez Plus tard).
2. Ouvrez la fiche de l'adhérent qui règle la cotisation du foyer.
3. Dans la section Foyer, sous les cotisations, cherchez la personne dans le champ Rattacher une personne du registre, choisissez-la dans la liste juste dessous, puis cliquez sur Rattacher, à droite de la liste.

La personne rattachée :

• est couverte par la cotisation du foyer : elle a le même statut et la même échéance (sa fiche indique « cotisation du foyer ») ;
• compte comme membre et vote en AG si le type d'adhésion le permet ;
• ne reçoit pas de rappel d'échéance : c'est l'adhérent qui porte le foyer qui renouvelle pour tous.

Pour défaire le lien, cliquez sur Détacher dans la fiche de la personne rattachée, ou sur la croix à droite de son nom dans la fiche du foyer. Un seul niveau est possible : on ne rattache pas une personne à quelqu'un qui est lui-même rattaché, et l'adhérent qui porte un foyer ne peut pas être rattaché à un autre.

Radier ou supprimer

Les deux boutons se trouvent tout en bas de la fiche.

• Radier garde la fiche et son historique, mais elle ne compte plus parmi les membres et ne reçoit plus de rappels. Vous pouvez indiquer un motif (une démission reçue par courrier, par exemple). Pour la réintégrer, cliquez sur Réintégrer dans l'encadré en tête de la fiche ; enregistrer une nouvelle cotisation réglée la réintègre aussi.
• Supprimer la fiche efface définitivement la fiche, ses cotisations et ses rappels : c'est le droit à l'effacement. Les reçus déjà envoyés et les comptes rendus qui citent la personne ne changent pas. Une confirmation est demandée (Supprimer définitivement). Les personnes rattachées à ce foyer en sont détachées.

Importer votre tableur

1. Cliquez sur Importer un tableur, en haut à droite du registre.
2. Choisissez ou déposez un fichier CSV. Un classeur Excel, LibreOffice ou Numbers est refusé : dans votre tableur, faites « Enregistrer sous… » au format CSV, puis importez ce fichier. Le séparateur (point-virgule, virgule ou tabulation) est reconnu tout seul, et les accents d'un fichier Excel sous Windows sont conservés.
3. Vérifiez la Correspondance des colonnes : elle est préremplie d'après les en-têtes (prénom, nom, structure, e-mail, téléphone, adresse, code postal, ville, type, fin d'adhésion, montant réglé). Choisissez Ne pas importer pour une colonne inutile.
4. Contrôlez l'Aperçu des six premières lignes, puis cliquez sur Importer … adhérents.

Bon à savoir :

• Une colonne Fin d'adhésion crée la cotisation correspondante, marquée réglée.
• Un type d'adhésion doit reprendre exactement le nom de l'un de vos types ; sinon la fiche est créée sans type.
• Les lignes sans nom ou avec un e-mail invalide sont écartées, et l'écran vous dit combien.
• Si une adresse e-mail est déjà au registre, la fiche existante est seulement complétée : rien n'est écrasé, aucun doublon n'est créé.
• 5 000 lignes au plus par import. Les foyers se rattachent ensuite depuis les fiches.

Exporter, ou écrire à vos adhérents

Le bouton Exporter, en haut à droite, télécharge les lignes affichées (filtres compris) dans un fichier CSV qui s'ouvre tel quel dans Excel.

Cochez des lignes, dans la première colonne du tableau, pour faire apparaître une barre d'actions en bas de l'écran :

• Écrire via la Newsletter crée dans votre application Newsletter une liste « Adhérents : nom de l'association », avec les seuls adhérents cochés qui ont accepté de recevoir la newsletter. Vous y composez ensuite votre message.
• Exporter la sélection télécharge seulement les lignes cochées.
• Désélectionner efface la sélection.