Garder un mail à portée de recherche, et en avoir une copie

Certains mails comptent plus que d'autres : un devis, un contrat, une facture. Sur chacun, deux options indépendantes vous permettent d'aller plus loin que la recherche habituelle.

Où les trouver

Ouvrez un mail. Dans l'en-tête du message, à droite de la date, trois petits repères apparaissent :

• une loupe : ce mail est dans l'index de recherche avancée ;
• une bulle : la recherche par le sens est active pour lui ;
• un disque : une copie a été déposée dans votre Disque.

Ils sont verts quand c'est en place, gris sinon. Cliquez sur l'un d'eux, ou ouvrez le menu … du message et choisissez Sauvegarde et recherche avancées : une fenêtre s'ouvre et explique où en est chaque chose.

L'index de recherche avancée, sans rien faire

Tout mail que vous ouvrez entre automatiquement dans l'index de recherche avancée. C'est lui qui le fait remonter dans la section Recherche avancée de vos résultats, en retrouvant un prénom au milieu d'une adresse et en ignorant les accents.

Un mail y reste douze mois, et cette date est repoussée chaque fois que vous le rouvrez : un mail que vous consultez régulièrement n'en sort jamais. Passé ce délai, la recherche habituelle prend le relais, et votre mail reste évidemment trouvable.

Recherche par le sens

Activez cette option sur un mail pour pouvoir le retrouver en posant une question, sans deviner ses mots exacts : la facture de la toiture, le devis en PDF, ou mes mails avec une pièce jointe. Le mail reste aussi dans l'index sans limite de durée.

L'objet, le texte du message et le nom de ses pièces jointes sont pris en compte. Le contenu des fichiers joints, lui, n'est pas lu.

La préparation demande quelques minutes, la fenêtre vous indique quand c'est prêt. Vos questions portent alors sur l'ensemble des mails où vous avez activé l'option, depuis le champ de recherche habituel.

Copie dans votre Disque

La seconde option dépose une copie du mail, au format .eml, dans votre Disque, dans un dossier Mails conservés créé pour l'occasion. Le nom du fichier reprend la date et l'objet du message. Une sauvegarde de plus, chez vous, que vous pouvez ouvrir, déplacer ou partager comme n'importe quel fichier.

Le dépôt prend quelques secondes. Une fois fait, la fenêtre affiche le nom du fichier et un lien vers votre Disque. Si votre Disque est plein, la fenêtre vous le dit et l'option reste tout de même active.

Revenir en arrière

Les deux options s'activent et se désactivent séparément, avec les boutons Activer et Désactiver de la fenêtre.

En désactivant la recherche par le sens, le mail cesse de répondre à vos questions. En désactivant la copie, le fichier déjà déposé reste dans votre Disque : il vous appartient, à vous de le supprimer si vous le souhaitez.