Le jour de l'AG : émargement, quorum et QR codes

Le jour de l'assemblée générale, ouvrez l'AG depuis l'écran Assemblées générales : l'onglet Jour J s'ouvre de lui-même dans les heures qui entourent la séance. Il réunit tout ce dont la table d'accueil et la présidence ont besoin.

Ouvrir la séance

La carte Séance, en haut à droite, indique combien de personnes restent à pointer et propose trois boutons :

• Ouvrir la séance, au début de l'assemblée ;
• Liste d'émargement (PDF) : un tableau à signer à la main, avec une ligne par convoqué, la colonne « Pouvoir reçu de » et la colonne « Signature ». Les personnes représentées figurent chez leur porteur ;
• Clore la séance, à la fin.

Pointer les arrivées

Dans la section Émargement, sous les deux cartes, cherchez la personne avec Rechercher un nom, puis cliquez sur En salle, À distance, Excusé ou Absent. Un second clic annule.

Les pouvoirs sont rappelés sur chaque ligne :

• un porteur affiche « Porte le pouvoir de… » ; ses voix ne comptent que s'il est pointé présent ;
• une personne qui avait donné pouvoir mais vient finalement peut voter elle-même : cliquez sur Retirer le pouvoir pour qu'il vote lui-même, sur sa ligne.

Suivre le quorum

La carte Quorum en direct, en haut à gauche, compte les votants présents en salle, à distance et représentés, sur le nombre de votants convoqués, et vous dit si le quorum de vos statuts est atteint ou combien de personnes manquent. Les représentés ne comptent que si leur porteur est pointé présent.

Le quorum est un repère : il ne bloque ni l'ouverture d'un vote ni son résultat. Il est figé dans chaque vote au moment où vous l'ouvrez, et repris au procès-verbal. C'est à la présidence de constater, s'il n'est pas atteint, ce que prévoient vos statuts.

Remettre à chacun son QR code de vote

Pour voter en ligne pendant la séance, chaque votant utilise son lien personnel, celui de sa convocation. S'il ne l'a pas sous la main :

1. Cliquez sur l'icône QR code, au bout de sa ligne d'émargement.
2. Cliquez sur Afficher le QR code, et montrez l'écran à la personne elle-même : ce lien vote en son nom.
3. Elle le scanne avec l'appareil photo de son téléphone : sa page de vote s'ouvre, avec son nom en tête.

La fenêtre donne aussi le lien en clair, avec un bouton Copier. Le lien est toujours le même : convocation, relance et QR code redonnent celui que la personne a déjà. Si un lien a été perdu ou transmis à quelqu'un d'autre, cliquez sur Remplacer le lien, en bas de la fenêtre : un nouveau lien remplace l'ancien, qui cesse aussitôt de fonctionner (y compris pour un vote à distance déjà commencé).

Conduire les votes

La section Votes, en bas de l'onglet, liste les votes préparés. Cliquez sur Conduire le vote pour ouvrir l'écran du vote : voir Organiser un vote en salle, en ligne ou à distance.

Clore la séance

À la fin de l'assemblée, clôturez les votes encore ouverts, puis cliquez sur Clore la séance. L'AG passe « terminée », et l'onglet Procès-verbal reprend l'ordre du jour, le quorum et les résultats des votes pour la rédaction du PV.