Préparer et tenir une réunion

L'écran Réunions, deuxième entrée du groupe L'association dans la colonne de gauche, accompagne chaque réunion de bout en bout : la préparer, la tenir, puis en rédiger le compte rendu. Il liste les réunions À venir, vos Consultations écrites s'il y en a, puis les réunions Passées, et en bas de page vos Instances. Pour décider sans se réunir, voir Décider hors séance par consultation écrite.

Les instances

Chaque réunion appartient à une instance : Bureau et Conseil d'administration sont créés d'office, et vous ajoutez vos commissions et groupes de travail avec la case Nouvelle instance, la dernière de la section Instances, en bas de l'écran. Donnez-lui un Nom, un Genre, et ses Membres habituels (nom, adresse e-mail, rôle) : ils seront invités d'office à chaque réunion de l'instance. L'instance sert aussi à trier les comptes rendus, et à retrouver la réunion précédente (voir plus bas).

Modifier les membres d'une instance ne change pas les réunions déjà créées : pour celles-ci, utilisez le bouton Membres de l'instance de la réunion.

Créer une réunion

1. Cliquez sur Nouvelle réunion, en haut à droite de l'écran. Le panneau Nouvelle réunion s'ouvre sur la droite.
2. Choisissez l'Instance : le panneau vous dit combien de membres habituels seront invités.
3. Le Titre est facultatif : vide, il prend la forme « Bureau du 17 novembre ».
4. Indiquez la Date et heure, et si vous le souhaitez la Fin, le Lieu et un Lien de visio (qui doit commencer par https://), pour une séance à distance ou hybride.
5. Pour que les invités puissent proposer des points, renseignez Propositions de points jusqu'au (voir plus bas). Laissé vide, personne ne peut en proposer en ligne.
6. Cliquez sur Créer la réunion. Sa page s'ouvre, avec les membres de l'instance déjà parmi les participants.

Préparer : l'onglet « Préparer »

La page d'une réunion a trois onglets sous son titre : Préparer, Séance et Compte rendu. L'onglet Préparer compte quatre sections.

Ordre du jour

Cliquez sur Ajouter un point, sous la liste. Pour chaque point : un Titre du point, un Genre (Information, Débat ou Résolution à voter), un Porteur, une Durée prévue et des Précisions, visibles sur l'invitation. La ligne de résumé, en tête de la section, compte les points retenus et additionne leurs durées.

Les icônes au bout de chaque point servent à le Monter ou le Descendre, le Reporter à une prochaine séance (il disparaît alors de l'invitation et de la séance, sans être perdu), le modifier ou le supprimer.

Reprendre la réunion précédente

Quand la dernière réunion de la même instance a laissé des points reportés ou des actions encore ouvertes, un bandeau l'annonce au-dessus de l'ordre du jour (« La réunion du 12/10/2026 a laissé 2 points reportés et 3 actions encore ouvertes »), tant que la réunion n'a pas commencé.

1. Cliquez sur Reprendre, dans le bandeau. Une fenêtre s'ouvre.
2. Cochez les Points reportés à inscrire (tous le sont d'office).
3. Laissez cochée Ajouter un point « Suivi des actions » pour faire le tour des actions encore ouvertes : un point d'information les énumère, avec leur responsable et leur échéance.
4. Cliquez sur Ajouter à l'ordre du jour.

Les points repris arrivent retenus, en fin d'ordre du jour, avec la mention « Reporté du… » ; placez-les où vous voulez. Dans la réunion d'origine, ils gardent leur mention « Reporté ». Un point déjà repris n'est plus proposé, et la croix du bandeau le masque si vous ne voulez rien reprendre.

Les points proposés par les invités

Tant que la date Propositions de points jusqu'au n'est pas passée, et que la séance n'a pas commencé, chaque participant peut proposer jusqu'à cinq points depuis son invitation, avec un titre et des précisions. L'invitation mentionne cette date.

• Vous recevez un e-mail « Point proposé », à l'adresse de contact de votre association ; y répondre écrit directement à la personne.
• Le point s'ajoute à la fin de l'ordre du jour avec la pastille Proposé et le nom de son auteur, et la ligne de résumé indique combien de propositions sont à examiner.
• Pour l'inscrire, cliquez sur l'icône de coche Retenir ce point, au bout de sa ligne, puis placez-le où vous voulez. Vous pouvez aussi le reporter ou le supprimer.

Un point proposé ne figure ni sur les invitations, ni en séance, ni dans la proposition automatique de compte rendu, tant que vous ne l'avez pas retenu. Son auteur voit, sur sa page d'invitation, s'il est en attente, retenu ou reporté.

Participants

• Membres de l'instance, à droite du titre de la section, ajoute les membres habituels qui manquent, sans doublon.
• Le cadre en pointillés, sous la liste, ajoute une personne à la main : Nom, Adresse e-mail (facultatif), puis Ajouter.
• Envoyer l'invitation, à droite du titre de la section, invite tout le monde d'un coup ; l'enveloppe au bout d'une ligne invite une seule personne. Chacun reçoit l'ordre du jour et un lien personnel pour répondre, proposer un point et voter. Une relance redonne le même lien.

Chaque ligne affiche la réponse de la personne (Vient, Ne vient pas) et, le jour venu, sa présence. Une personne sans adresse est signalée « à prévenir autrement ». En réunion, tous les participants ont le droit de vote ; les pouvoirs (procurations) sont réservés aux assemblées générales.

Votes préparés

Préparer un vote crée à l'avance le vote d'une résolution. Le guide Organiser un vote en salle, en ligne ou à distance détaille la suite.

Documents de la séance

Choisissez un fichier (100 Mo au plus), donnez-lui un Titre, une Catégorie, et décidez qui le voit avec Visible par : Le bureau (par défaut), Les adhérents (et les convoqués) ou Tout le monde, puis cliquez sur Déposer dans le Disque. Le fichier est rangé dans le dossier de l'association de votre Disque. Visible des adhérents ou de tous, il se télécharge depuis l'invitation de chaque participant.

Tenir la séance : l'onglet « Séance »

Le jour venu, ouvrez l'onglet Séance et cliquez sur Commencer la séance, en haut à droite. Le bouton Plein écran, juste à côté, cache tout le reste ; Échap en sort.

• Présences, dans la colonne de gauche : pour chaque personne, Présent, À distance ou Excusé. Un second clic annule.
• Le point en cours, à droite : les pastilles numérotées en haut permettent de sauter d'un point retenu à l'autre, comme Point précédent et Point suivant en bas de la carte. Le minuteur, à droite du titre, compare le temps passé à la durée prévue ; un clic le remet à zéro.
• Notes du point : ce qui se dit, les arguments, ce qui reste en suspens. Elles s'enregistrent toutes seules et serviront au compte rendu.
• Trois gros boutons sous les notes : Décision inscrit une décision au registre, Action ajoute une tâche avec son responsable et son échéance, Mettre au vote ouvre un vote préparé ou en crée un pour ce point.

Le bloc Retenu pendant la séance, en bas, récapitule les décisions et les actions. Pour finir, cliquez sur Clore la séance : la réunion passe « terminée » et l'écran bascule sur l'onglet Compte rendu. Clôturez d'abord un vote encore ouvert.

La suite est décrite dans Rédiger, valider et diffuser un compte rendu ou un procès-verbal.

Modifier ou supprimer une réunion

Les boutons Modifier et Supprimer se trouvent en haut à droite de la page de la réunion. La suppression efface l'ordre du jour, les participants, les votes et le compte rendu ; les décisions et les actions restent au registre.