Discuter en direct avec son équipe : la discussion d'équipe et le salon vocal

Quand plusieurs personnes travaillent dans la même boîte, le titulaire et ses accès secondaires, elles ont besoin de se parler sans encombrer la boîte elle-même : « je prends celui-là », « tu as vu le message de la mairie ? », « la pièce jointe est là ». Le webmail leur ouvre pour cela une discussion d'équipe : un fil réservé aux personnes qui partagent la boîte, et un salon vocal pour se parler de vive voix. Rien à créer, personne à inviter : l'équipe, c'est déjà celle de la boîte.

Vous travaillez à plusieurs, mais chacun avec sa propre boîte ? La même discussion peut réunir plusieurs boîtes Ecomail : c'est une équipe, décrite dans le guide Travailler en équipe entre plusieurs boîtes : la discussion d'équipe. Tout ce qui suit s'y applique aussi.

Où la trouver

La rubrique ÉQUIPE se trouve dans la colonne de gauche du webmail, sous vos dossiers. Tant que votre boîte n'a ni accès secondaire ni équipe, elle porte une entrée Équipe marquée Nouveau, qui présente les accès secondaires et les équipes et vous emmène vers votre espace compte pour les activer. Dès qu'au moins un accès secondaire actif a le webmail, l'entrée devient Discussion d'équipe, avec un compteur de messages non lus : gris quand il y a du nouveau, vert quand quelqu'un vous a cité. Cliquez dessus : le fil prend la place de la liste des messages, la colonne de gauche reste à sa place.

La rubrique est visible par tout le monde, titulaire comme accès secondaires, y compris ceux qui n'ont que la lecture seule : discuter avec son équipe ne modifie rien dans la boîte. Si vous préférez la voir plus haut ou plus bas dans la colonne, glissez son titre ÉQUIPE sur celui d'une autre rubrique (Plus tard, Sécurité, Personnalisés) : l'ordre est mémorisé dans votre navigateur. Seule la rubrique Dossiers reste en tête.

Le fil

En haut du fil, les avatars de l'équipe : le titulaire et chaque accès, avec leur couleur s'ils en ont une, et un anneau vert autour de ceux qui sont connectés en ce moment. Les messages sont groupés par personne, avec l'heure. Le fil se met à jour tout seul, en quelques secondes, sans recharger la page. En remontant, Voir les messages précédents charge la suite du passé.

Pour écrire, utilisez le champ Écrire à l'équipe… au bas du fil. Entrée envoie, Maj+Entrée va à la ligne. Le bouton d'envoi se trouve à droite du champ.

Citer quelqu'un

Tapez @ dans le champ : un menu Citer quelqu'un liste l'équipe, choisissez la personne et son nom s'insère dans votre message. Chez elle, le message est mis en évidence et le compteur de la colonne de gauche passe au vert. C'est le texte qui compte : si vous effacez « @Marie » avant d'envoyer, elle n'est pas citée.

Joindre un fichier ou un message vocal

À gauche du champ de saisie, deux boutons :

• Joindre un fichier (trombone) : une image s'affiche en aperçu dans le fil, une vidéo se lit sur place, tout autre fichier apparaît avec son nom et sa taille, prêt à être téléchargé. Un fichier par message, 25 Mo au plus.
• Enregistrer un message vocal (micro) : l'enregistrement démarre et le temps défile ; cliquez sur Envoyer pour l'expédier ou sur Annuler. Le message arrive avec un petit lecteur et sa durée. Si le navigateur n'a pas encore l'autorisation d'utiliser le micro, il vous la demande.

Discuter d'un mail

Pour parler d'un mail avec l'équipe, glissez-le depuis la liste des mails sur « Discussion d'équipe », dans la colonne de gauche. Une fenêtre vous prévient avant de publier : une copie du mail (expéditeur, destinataires, texte et mise en forme) sera lisible par toute l'équipe ; les pièces jointes ne sont pas copiées, seuls leurs noms le sont. Ajoutez si vous voulez un mot pour l'équipe, puis Publier le mail. Le mail lui-même ne bouge pas de votre boîte.

Dans le fil, le mail apparaît sous la forme d'une carte portant son sujet, « Mail partagé, cliquer pour le lire ». Un clic l'ouvre dans une fenêtre, avec ses en-têtes et son contenu. Vous pouvez glisser plusieurs mails d'un coup ; chacun devient un message. Retirer le message efface la copie pour tout le monde.

Retirer un message

Passez la souris sur l'un de vos messages et cliquez sur Retirer, puis confirmez. Le message reste à sa place mais devient « Message retiré » pour tout le monde, et la pièce jointe ou la copie du mail est effacée. Vous ne pouvez retirer que vos propres messages ; le titulaire de la boîte, lui, peut retirer n'importe lequel.

Quand un accès secondaire est supprimé, ses messages restent dans le fil, sous le nom qu'il portait, avec la mention n'a plus accès. La conversation reste lisible.

Le salon vocal

Sous l'en-tête du fil, une barre Salon vocal indique qui s'y trouve, ou Personne dans le salon. Même sans y entrer, vous voyez « 2 dans le salon » depuis vos mails : c'est une invitation à les rejoindre.

1. Cliquez sur Rejoindre, à droite de la barre. Le navigateur demande l'accès au micro la première fois.
2. Une fois connecté, la barre affiche En direct, les avatars des personnes présentes, l'anneau de chacun s'allume quand elle parle, et une pastille signale un micro coupé. Le bouton micro coupe ou réactive le vôtre.
3. Cliquez sur Quitter pour raccrocher.

L'appel vous suit dans le webmail. Vous pouvez ouvrir un dossier, lire un message, y répondre, aller aux messages planifiés : la voix continue. Un bandeau flottant reste affiché en bas de l'écran, au centre, avec le micro, Quitter et un bouton pour Revenir à la discussion. Seul un rechargement de la page, un changement d'application (Disque, Calendrier) ou une déconnexion coupe l'appel.

Comment votre micro s'ouvre

Dans une boîte partagée, un micro ouvert en permanence diffuse toute la pièce : le clavier, le téléphone, la conversation d'à côté. Trois modes sont proposés dans la barre du salon et dans le bandeau flottant ; votre choix est mémorisé sur ce navigateur.

• Micro à la voix (par défaut) : le micro ne s'ouvre que lorsque vous parlez et se referme au silence. Le bouton micro passe au vert quand votre voix passe réellement.
• Parler en appuyant : rien ne passe tant que vous n'appuyez pas. Maintenez le bouton Parler, à la souris ou au doigt, ou maintenez la touche indiquée à côté, depuis n'importe quelle page du webmail. La barre d'espace est la touche par défaut ; cliquez sur la pastille de la touche (Changer la touche) puis appuyez sur celle que vous voulez, Échap pour renoncer. Une touche comme Ctrl est un bon choix : elle ne sert à rien seule, et elle fonctionne même pendant que vous écrivez un message, alors que l'espace ou une lettre se contentent d'écrire dans un champ de saisie.
• Micro toujours ouvert : tout passe, en continu. Pour qui a un casque et une pièce à soi.

Bon à savoir

• La discussion d'équipe ne sort pas de la boîte : elle n'apparaît ni dans l'application Messages, ni chez les autres boîtes avec lesquelles vous conversez, et seules les personnes qui partagent cette boîte la voient. Dans une équipe de plusieurs boîtes, ce sont les membres de l'équipe et leurs accès secondaires.
• Le fil ne se recherche pas et n'envoie pas de notification hors du webmail : le compteur de la colonne de gauche est le seul signal. Il n'y a pas non plus de sonnerie quand quelqu'un entre dans le salon.
• Le salon vocal est un appel audio : pas de vidéo ni de partage d'écran. Pour se voir, la Visio est dans le sélecteur d'applications, en haut à gauche.
• Si la barre reste sur Connexion… puis affiche Non connecté, le message qui l'accompagne dit pourquoi. Le plus souvent, l'accès a été modifié ou suspendu par le titulaire : reconnectez-vous. Si le problème persiste, écrivez-nous depuis l'Assistance.