Donner accès à ma boîte à un collaborateur : les accès secondaires

Vous avez besoin qu'une autre personne lise vos mails, y réponde, suive vos demandes d'assistance ou travaille dans vos fichiers : un assistant, un collègue, un bénévole de votre association. Plutôt que de lui confier votre mot de passe, créez-lui un accès secondaire. Cette personne se connecte avec sa propre adresse, n'entre que dans les applications que vous lui ouvrez, et vous pouvez lui retirer l'accès à tout moment, sans rien changer de votre côté.

Ce qu'un accès secondaire peut faire, et ce qu'il ne peut pas

Un accès secondaire travaille dans vos applications, jamais sur votre compte. Il ne voit ni vos factures, ni votre abonnement, ni vos réglages de sécurité. Il ne peut pas changer votre mot de passe, vos filtres, votre signature ni vos identités d'envoi. Il n'a pas accès aux nouveautés et aux annonces. Dans l'espace compte, il ne voit qu'une page, Mon accès, qui ne concerne que lui : son propre mot de passe et sa double authentification. Une seule exception, que vous décidez : le droit Partenaire technique, décrit plus bas, qui confie la gestion de votre compte à un prestataire.

Chaque application est ouverte séparément, avec son niveau :

• Lecture seule : la personne lit, cherche, consulte et télécharge, mais ne modifie rien. Dans le webmail, ouvrir un message ne le marque même pas comme lu : elle ne laisse aucune trace dans votre boîte.
• Lecture et écriture : elle peut en plus répondre, écrire, classer, archiver, supprimer, assigner une conversation ; dans le Disque, déposer, créer, renommer, déplacer, partager et modifier des documents.

Les applications ouvertes aux accès secondaires sont, pour l'instant, le Webmail, l'Assistance et le Disque. Les autres apparaissent dans la liste avec la mention Bientôt : un accès qui y aurait un droit ne peut pas encore y entrer. Sur l'Assistance, un accès secondaire ne voit que les demandes qu'il a lui-même déposées, jamais les vôtres. Dans le Disque, il ne peut ni augmenter votre quota, ni toucher aux connecteurs, ni changer le niveau de stockage d'un fichier.

Combien d'accès, et à quel prix

Votre abonnement inclut un accès secondaire par boîte, deux avec l'abonnement professionnel. Au-delà, vous en achetez : 4 € TTC par an l'accès, 10 € TTC par an les trois (le tarif devient dégressif à partir du troisième, même si vous les achetez en plusieurs fois). Les accès achetés forment une réserve de votre compte : ils s'utilisent sur n'importe laquelle de vos boîtes, pas seulement sur celle depuis laquelle vous les avez achetés. Le droit Partenaire technique, lui, est gratuit et ne compte pas dans la limite, tant qu'il est seul sur l'accès : un partenaire à qui vous ouvrez aussi le Webmail entre dans votre boîte comme n'importe qui, et compte comme n'importe quel accès.

Sur la page Accès secondaires, l'encart Accès supplémentaires indique ce que votre abonnement inclut, ce que vous avez acheté et ce qui reste disponible pour cette boîte. Pour en ajouter, depuis la boîte principale de votre compte : choisissez le nombre, le prix s'affiche (au prorata des jours qui restent à votre abonnement, puis par an), puis Ajouter au panier. Le panier s'ouvre dans l'onglet Abonnements, vous réglez comme pour un renouvellement, et les accès sont disponibles dès le paiement validé. Ils sont ensuite compris dans le renouvellement de votre abonnement, dont le devis les mentionne. Un accès acheté que vous n'utilisez plus se retire gratuitement (Retirer un accès supplémentaire) : il ne sera plus compté au prochain renouvellement. S'il est utilisé, supprimez d'abord l'accès secondaire correspondant.

Inviter une personne

Un accès n'existe qu'une fois accepté par la personne : vous l'invitez par e-mail, elle accepte, et l'accès s'active. Vous n'avez aucun mot de passe à transmettre.

1. Connectez-vous sur compte.ecomail.earth.
2. Ouvrez la page Accès secondaires dans la colonne de gauche.
3. Cliquez sur Ajouter un accès, à droite du compteur d'accès, en tête de l'encart. Le panneau Nouvel accès s'ouvre sur le côté.
4. Saisissez l'adresse e-mail de la personne : c'est son identifiant de connexion, et c'est là que part l'invitation. Elle peut être hébergée n'importe où, chez Ecomail ou ailleurs.
5. Donnez-lui un nom affiché : c'est ce nom que vous verrez dans le webmail quand elle sera présente ou quand une conversation lui sera assignée.
6. Sous Applications, cochez celles qu'elle peut utiliser et choisissez, dans la liste à droite de chacune, Lecture seule ou Lecture et écriture.
7. Cliquez sur Envoyer l'invitation, au bas du panneau.

L'accès apparaît aussitôt dans votre liste avec la mention Invitation en attente. Il ne devient actif que lorsque la personne accepte. Le lien d'invitation est valable une semaine ; passé ce délai, ouvrez la fiche de l'accès et cliquez sur Renvoyer l'invitation.

Le nombre d'accès que votre boîte peut ouvrir est affiché en tête de l'encart. Une fois la limite atteinte, le bouton d'ajout est grisé et l'indique : ajoutez des accès supplémentaires, ou supprimez un accès que vous n'utilisez plus.

Adresse Ecomail ou adresse extérieure : deux parcours

• La personne a une boîte Ecomail (son adresse est hébergée chez nous) : elle accepte l'invitation connectée à sa propre boîte, et c'est le mot de passe de cette boîte qui lui servira ensuite. Il n'y a pas de mot de passe d'accès à part, et vous n'avez rien à lui transmettre. À chaque connexion, on lui demandera quelle boîte ouvrir : la sienne ou la vôtre.
• La personne a une adresse ailleurs (Gmail, Orange, une entreprise…) : en acceptant, elle choisit elle-même le mot de passe qui lui servira à se connecter, d'au moins vingt caractères, avec un générateur à disposition. Vous ne le connaissez pas, et elle peut le changer elle-même par la suite.

Ecomail reconnaît le cas tout seul à partir de l'adresse saisie ; le message affiché après l'envoi vous dit lequel s'applique.

Limiter l'accès au Disque à un dossier

Quand vous cochez le Disque, une liste Périmètre apparaît sous la ligne de l'application. Laissez Tout le Disque, ou choisissez un dossier : l'accès ne verra alors que ce dossier et ses sous-dossiers, rien au-dessus n'existe pour lui. À l'ouverture du Disque, ce dossier lui tient lieu de racine, et sa recherche comme sa corbeille n'en sortent pas. Vous pouvez changer ce périmètre plus tard depuis la fiche de l'accès.

Confier la gestion de votre compte à un partenaire technique

Vous faites gérer votre messagerie par un prestataire informatique, un webmaster, l'association qui s'occupe de vos outils ? Le droit Partenaire technique, tout en bas de la liste des applications, lui confie la gestion de votre compte sans lui donner votre mot de passe. Ce n'est pas une application : il n'ouvre ni votre boîte, ni votre Disque. Il ouvre à cette personne un espace partenaire, dans lequel elle retrouve tous les comptes qui lui sont confiés, le vôtre parmi eux, et peut pour chacun :

• voir votre abonnement, son échéance et le nombre de boîtes utilisées ;
• changer le mot de passe de vos boîtes, par exemple quand vous l'avez perdu ;
• retirer votre double authentification quand vous avez perdu votre application ou votre clé d'accès, pour que vous puissiez rentrer avec votre seul mot de passe ;
• créer une nouvelle boîte dans votre abonnement, s'il vous reste une licence ;
• consulter la liste de vos sauvegardes ;
• activer ou couper les protocoles de vos boîtes (IMAP, POP3, JMAP, SMTP) et gérer les adresses IP autorisées à s'y connecter.

Ce droit ne lui permet ni de renouveler votre abonnement, ni de payer, ni de supprimer une boîte ou un domaine : cela reste à vous. Chacun de ses gestes est inscrit dans votre journal (page Journal de l'espace compte), à son nom : vous voyez qui a fait quoi, et quand. Un changement de mot de passe ou un retrait de la double authentification y apparaissent en alerte.

Si vous voulez aussi que votre partenaire puisse entrer dans votre boîte pour régler un problème, cochez en plus le Webmail (ou une autre application) : depuis son espace, il ouvrira alors votre boîte comme n'importe quel accès secondaire, avec le niveau que vous avez choisi. Le droit Partenaire technique s'accorde depuis la boîte principale de votre compte, et couvre toutes ses boîtes. Sur une boîte secondaire, la case n'est pas proposée : vous y ouvrez seulement au partenaire les applications voulues. Il est gratuit et ne compte pas dans votre limite d'accès tant qu'il est seul : dès que vous ouvrez aussi une application à votre partenaire, cet accès compte comme les autres. Comme tout accès, vous le retirez quand vous voulez, en décochant le droit ou en supprimant l'accès. Le guide Confier la gestion technique de son compte à un partenaire décrit ce que votre partenaire voit de son côté.

Un partenaire ne peut gérer qu'un nombre limité de comptes. Si le vôtre a atteint sa limite, la page vous le dit au moment où vous cochez le droit : c'est à lui de demander à l'assistance Ecomail de la relever, vous n'avez rien à faire. S'il a renseigné ses coordonnées (adresse de contact, téléphone, disponibilités), vous les trouvez sur la fiche de son accès, sous l'état de sa double authentification.

Modifier un accès

Cliquez sur un accès dans la liste pour ouvrir sa fiche, dans un panneau sur le côté. Vous pouvez :

• changer son nom affiché ;
• sous Applications et droits, cocher ou décocher des applications, changer le niveau de chacune et, pour le Disque, le Périmètre ;
• lui donner un avatar (une image de 2 Mo au plus, en JPG, PNG, WEBP ou GIF), en haut de la fiche : sans image, ce sont ses initiales que les autres verront dans le webmail ;
• lui attribuer une couleur, juste sous l'avatar, parmi celles proposées : elle teinte son avatar et la pastille des conversations qui lui sont assignées, pour repérer d'un coup d'œil « ce qui est à Marie » ;
• pour une adresse extérieure, générer un Nouveau mot de passe : l'ancien cesse de fonctionner aussitôt, et le nouveau s'affiche une seule fois. Transmettez-le par un autre moyen que votre boîte mail. Pour une adresse Ecomail, ce bouton n'existe pas : la personne se connecte avec le mot de passe de sa boîte, et le renouvelle elle-même.

Un changement de droits ou de périmètre prend effet immédiatement : si la personne est connectée, sa session est fermée et elle doit se reconnecter avec ses nouveaux droits.

La double authentification d'un accès

Une personne qui a une adresse Ecomail se connecte avec le mot de passe de sa boîte : c'est la double authentification de cette boîte qui la protège. Une personne dont l'adresse est hébergée ailleurs n'a, par défaut, que son mot de passe. Elle peut activer elle-même une application d'authentification ou une clé d'accès depuis sa page Mon accès de l'espace compte, accessible par le menu de son avatar dans le webmail. Vous ne pouvez pas le faire à sa place, mais vous voyez où elle en est : sur sa fiche, sous l'avatar et la couleur, un encadré indique Double authentification activée ou non activée, et dans la liste une pastille Sans 2FA signale un accès qui n'en a pas encore. N'hésitez pas à le lui demander : un accès sans double authentification est un point faible de votre boîte, et plus encore s'il porte le droit Partenaire technique.

Suspendre, réactiver ou supprimer

• Suspendre l'accès ferme la porte sans rien effacer : la personne est déconnectée sur-le-champ et ne peut plus entrer. Vous la réactivez quand vous voulez.
• Supprimer l'accès l'efface définitivement. Les conversations qui lui étaient assignées ne le sont plus. Un second clic est demandé pour confirmer.

Dans les deux cas, rien ne change dans votre boîte ni dans votre Disque : les messages lus, classés ou envoyés, les fichiers déposés ou modifiés par cette personne restent en place.

Ce que la personne voit de son côté

Elle reçoit un e-mail « Vous donne accès à sa boîte Ecomail », à votre nom, qui liste les applications et les droits accordés, avec un bouton Accepter l'invitation. Une fois l'invitation acceptée, elle se connecte sur auth.ecomail.earth avec son adresse et son mot de passe, comme n'importe quel utilisateur, puis arrive sur un écran qui rappelle sur quelle boîte elle est connectée et liste les applications que vous lui avez ouvertes. Dans le webmail comme dans le Disque, une mention « Accès secondaire » lui rappelle en permanence qu'elle n'est pas sur sa propre boîte. Le guide Se connecter et travailler avec un accès secondaire détaille son parcours.

Questions fréquentes

La personne peut-elle voir mon mot de passe ? Non, jamais. Elle a le sien : celui de sa boîte Ecomail, ou celui qu'elle a choisi en acceptant l'invitation. Un partenaire technique peut le remplacer par un nouveau, mais pas lire l'ancien.

Elle n'a pas reçu l'invitation. Demandez-lui de regarder ses courriers indésirables, puis ouvrez la fiche de l'accès et cliquez sur Renvoyer l'invitation. Un nouveau lien part, valable une semaine ; l'ancien ne fonctionne plus.

Elle a perdu son mot de passe. Si c'est une adresse Ecomail, c'est le mot de passe de sa boîte : elle le récupère par la page habituelle « Mot de passe oublié ». Sinon, deux possibilités : elle demande elle-même un lien de renouvellement depuis la page de connexion (Mot de passe oublié ?, puis Un accès à la boîte de quelqu'un d'autre), ou vous lui générez un Nouveau mot de passe depuis sa fiche.

Elle a perdu son application d'authentification et ses codes de secours. Un simple e-mail ne doit pas suffire à contourner un second facteur : la seule issue est de supprimer son accès puis de l'inviter à nouveau. Si elle a accès à plusieurs boîtes avec la même adresse, chaque titulaire doit le faire.

Peut-elle utiliser un logiciel de messagerie ou l'application mobile ? Non. Les accès secondaires passent uniquement par les applications web, dans un navigateur. C'est ce qui permet de contrôler précisément ce qu'ils voient et font.

Puis-je savoir ce qu'elle fait dans ma boîte ? Quand elle est connectée au webmail, vous la voyez dans la colonne de gauche, sous votre adresse, avec la conversation qu'elle lit ou à laquelle elle rédige une réponse. Le guide Voir qui lit ou répond à une conversation explique cet indicateur. Ce qu'un partenaire technique fait sur votre compte est, lui, inscrit dans votre journal.

Une même personne peut-elle avoir accès à plusieurs boîtes ? Oui, avec la même adresse et le même mot de passe. À la connexion, on lui demande alors quelle boîte ouvrir.

J'ai acheté des accès depuis une boîte, puis-je les utiliser sur une autre ? Oui : les accès achetés sont une réserve de votre compte, disponible pour toutes vos boîtes. Chaque boîte garde en plus l'accès inclus par votre abonnement.

Je ne vois pas la case « Partenaire technique » sur ma boîte. Vous êtes sur une boîte secondaire de votre compte : le droit s'accorde depuis la boîte principale, et vaut pour toutes vos boîtes. Connectez-vous à la boîte principale pour le donner ; depuis une boîte secondaire, vous ouvrez seulement des applications au partenaire.

Je ne parviens pas à cocher « Partenaire technique » : « ce partenaire gère déjà le nombre maximum de comptes ». Chaque partenaire a une limite de comptes gérés. Prévenez-le : il demande à l'assistance Ecomail de la relever, puis vous cochez le droit.