Confier la gestion technique de son compte à un partenaire

Vous êtes prestataire informatique, webmaster, ou la personne qui s'occupe des outils d'une association, et vous gérez la messagerie Ecomail de plusieurs clients. Chacun d'eux a son propre compte et sa propre facturation. Plutôt que de garder leurs mots de passe, faites-vous accorder par chacun le droit Partenaire technique : vous disposez alors d'un espace partenaire qui réunit tous les comptes qui vous sont confiés, et vous y faites pour eux l'essentiel de la gestion technique, sans jamais connaître leurs mots de passe. Chaque geste est inscrit dans le journal du client, à votre nom.

Ce que le client fait de son côté

Le droit se donne depuis l'espace compte du client, page Accès secondaires : il vous invite comme accès secondaire avec votre adresse e-mail (hébergée chez Ecomail ou ailleurs), et coche Partenaire technique tout en bas de la liste des applications. Ce droit n'a pas de niveau : il est accordé ou non. Le guide Donner accès à ma boîte à un collaborateur : les accès secondaires décrit son parcours. Vous recevez son invitation par e-mail et l'acceptez : si votre adresse est hébergée ailleurs qu'Ecomail, vous choisissez à ce moment le mot de passe qui vous servira à vous connecter, le même pour tous vos clients.

Trois précisions à connaître :

• le droit ne peut être accordé que depuis la boîte principale du compte du client (celle qui gère son abonnement), et vaut alors pour toutes ses boîtes. Depuis une boîte secondaire, la case n'est pas proposée : le client peut seulement vous y ouvrir des applications ;
• ce droit n'ouvre aucune application : pour entrer dans la boîte d'un client, il faut qu'il vous accorde aussi le Webmail (ou une autre application), avec le niveau de son choix. Le droit seul est gratuit et ne compte pas dans la limite d'accès de sa boîte ; avec une application en plus, votre accès compte comme n'importe quel accès secondaire ;
• vous ne pouvez gérer qu'un nombre limité de comptes. La page Mes clients vous dit où vous en êtes. Une fois la limite atteinte, un nouveau client ne peut plus vous accorder le droit : demandez-nous de la relever sur assistance.ecomail.earth, en indiquant votre adresse de partenaire et le nombre de comptes que vous prévoyez de gérer.

Entrer dans l'espace partenaire

Connectez-vous sur auth.ecomail.earth avec votre adresse et votre mot de passe, comme d'habitude. Dès qu'un client vous a accordé le droit, la page vous demande Sur quelle boîte ? et propose, à côté des boîtes auxquelles vous avez accès, une entrée Espace partenaire. Au-delà de trois boîtes, un champ de recherche apparaît et la liste se replie derrière Voir plus. Si votre adresse est une boîte Ecomail, vous entrez d'abord dans votre boîte, puis la même question vous est posée : votre boîte, les boîtes qui vous sont ouvertes, ou l'espace partenaire. Si vous avez activé la double authentification de votre accès, le code vous est demandé comme pour n'importe quelle connexion.

L'espace partenaire s'ouvre dans l'application Compte, page Mes clients. Vous y trouvez aussi votre page Mon accès, pour changer votre mot de passe et régler votre double authentification : nous vous recommandons vivement de l'activer, une application d'authentification ou une clé d'accès, car votre accès ouvre la gestion de plusieurs comptes. Vous ne pouvez rien faire d'autre dans l'application Compte : elle est celle de vos clients, pas la vôtre.

Mes coordonnées

Sur la page Mon accès, la carte Mes coordonnées vous permet d'indiquer à vos clients comment vous joindre : une adresse de contact si elle diffère de celle avec laquelle vous vous connectez, un numéro de téléphone, vos disponibilités en toutes lettres (« du lundi au vendredi, 9 h à 18 h »). Rien n'est obligatoire ; une case vidée efface l'information. Chaque client les retrouve sur la fiche de votre accès, dans sa page Accès secondaires. Ces coordonnées sont les mêmes pour tous vos clients.

Mes clients : l'état de chaque compte

En tête de page, un encart indique combien de comptes vous gérez sur le nombre que votre limite permet, et où demander à la relever. Puis une carte par client, avec l'adresse de sa boîte, le nom du titulaire, et :

• l'échéance de son abonnement, sous forme d'une étiquette de couleur : vert quand tout va bien, orange à moins de trente jours, rouge quand l'abonnement est expiré ;
• le nombre de boîtes utilisées sur celles que son abonnement permet ;
• l'état de sa double authentification.

Deux boutons : Gérer ouvre la fiche du compte ; Ouvrir vous fait entrer dans la boîte du client, dans l'application indiquée, s'il vous en a ouvert une. Au-delà de six clients, un champ de recherche (adresse ou nom du titulaire) apparaît en tête de page et la liste se replie derrière Voir plus.

La fiche d'un client

La fiche s'organise en six sections, dans un menu à gauche (ou en onglets, sur un téléphone). L'échéance de l'abonnement est rappelée en couleur à côté de l'adresse du client, quelle que soit la section.

Aperçu

L'essentiel d'un coup d'œil : l'échéance de l'abonnement en grand, le nombre de boîtes utilisées et les licences qui restent, combien de boîtes sont protégées par une double authentification, le titulaire. Et une entrée par application que ce client vous a ouverte, avec le niveau accordé : vous entrez alors dans sa boîte exactement comme un accès secondaire, la mention « Accès secondaire » vous rappelle que vous n'êtes pas chez vous, et vous n'y faites que ce que le niveau permet. Pour revenir à vos clients, ouvrez le menu de votre avatar, en haut à droite, et choisissez Espace partenaire : vous n'avez rien à ressaisir. Si le client ne vous a ouvert aucune application, la fiche vous le dit : demandez-lui de cocher le Webmail sur votre accès.

Abonnement

Chaque abonnement du client, avec le nombre de boîtes utilisées et son échéance en étiquette de couleur. Vous ne pouvez pas renouveler ni payer à sa place : le renouvellement se fait par le titulaire, depuis son espace compte, page Abonnements. Quand une échéance approche, prévenez-le.

Boîtes

Toutes les boîtes du compte, la principale marquée comme telle, avec le nom de la personne et la date du dernier changement de mot de passe ; au-delà de trois boîtes, un champ de recherche (adresse ou nom). Pour chacune, Mot de passe vous permet d'en poser un nouveau : saisissez-le ou générez-le, confirmez. Il s'applique en quelques instants à la messagerie et à toutes les applications ; transmettez-le au client par un canal sûr, jamais par la boîte concernée. Le client en est averti dans son journal.

Créer une boîte ouvre une nouvelle boîte dans l'abonnement du client, sur l'un de ses domaines, s'il lui reste une licence : identifiant, domaine, mot de passe. La boîte est prête en quelques minutes et compte pour une licence. Si l'abonnement est au complet, le bouton est grisé et l'explique : c'est au client d'augmenter son abonnement.

Sécurité

La double authentification de chaque boîte du compte : protégée, et par quoi (application, clé d'accès), ou non activée. Le nombre de boîtes sans protection est rappelé en badge dans le menu. Si une personne a perdu son téléphone ou sa clé et ne peut plus entrer, Retirer sur sa boîte, après confirmation, supprime toutes ses méthodes : application, clés d'accès, codes de secours et appareils de confiance. Elle pourra de nouveau se connecter avec son seul mot de passe. Le client en est averti dans son journal, en alerte : réactivez la double authentification avec lui dès que possible, depuis son espace compte, page Sécurité. Vous ne pouvez pas l'activer à sa place.

Sauvegardes

Choisissez une boîte du compte dans la liste (avec recherche) : ses sauvegardes s'affichent, telles que le client les voit lui-même, avec date, taille et disponibilité. Vous n'en lancez pas et n'en téléchargez pas : une restauration se demande à l'assistance Ecomail, qui la déclenche.

Accès et IP

Choisissez une boîte du compte dans la liste (avec recherche) : vous réglez pour elle ce que le titulaire règle lui-même dans son espace compte, page Accès et sécurité.

Protocoles. Un interrupteur par protocole : IMAP (lecture depuis un logiciel de messagerie, un téléphone), POP3 (rapatriement des messages), JMAP (les applications Ecomail et les clients modernes) et SMTP (envoi depuis un logiciel). Chaque changement s'applique dès le clic. Coupez ce que la personne n'utilise pas : une boîte qui ne sert que dans le Webmail n'a besoin ni d'IMAP ni de POP3, et c'est autant de portes fermées aux tentatives de connexion. Attention à SMTP : sans lui, la boîte reçoit toujours, mais n'envoie plus depuis un logiciel ou un téléphone ; la page vous le rappelle quand vous le coupez. Le Webmail n'est pas concerné par ces interrupteurs.

Adresses IP autorisées. Tant que la liste est vide, la boîte accepte les connexions de partout. Dès que vous y inscrivez une première adresse, toute autre adresse est bloquée pour les protocoles ci-dessus : la page vous le rappelle et vous demande de confirmer ce premier ajout. Utile pour une boîte technique (un logiciel de facturation, un site web, un serveur qui envoie des notifications) qui ne se connecte que depuis une adresse fixe. Donnez un libellé à chaque adresse pour vous y retrouver, et retirez celles qui ne servent plus. N'inscrivez pas l'adresse d'une personne qui se déplace ou dont la connexion change d'adresse : elle se retrouverait bloquée.

Chaque changement de protocole, chaque adresse ajoutée ou retirée est inscrit dans le journal du client, à votre nom.

Ce que vous ne pouvez pas faire

• lire un mot de passe existant : vous pouvez seulement le remplacer ;
• renouveler ou payer un abonnement, changer de formule ;
• supprimer une boîte, un domaine ou le compte ;
• voir les factures, les moyens de paiement ou les informations personnelles du client ;
• entrer dans une boîte sans que son titulaire vous ait ouvert une application.

Un client peut vous retirer le droit à tout moment, en décochant Partenaire technique ou en supprimant votre accès : son compte disparaît alors de votre espace, et ce que vous aviez ouvert se ferme.

Questions fréquentes

Un client m'a accordé le droit, mais l'espace partenaire ne m'est pas proposé. Vérifiez que vous avez accepté son invitation, et que le droit a bien été coché sur votre accès (il peut avoir coché seulement le Webmail). Si vous étiez déjà connecté, déconnectez-vous et reconnectez-vous.

Un nouveau client ne parvient pas à me donner le droit : « ce partenaire gère déjà le nombre maximum de comptes ». Vous avez atteint votre limite de comptes gérés. Écrivez-nous sur assistance.ecomail.earth pour la faire relever ; les invitations en attente comptent dans la limite, pensez à les faire accepter ou à les faire supprimer.

Un compte a disparu de ma liste. Le client a retiré le droit, suspendu ou supprimé votre accès. Rapprochez-vous de lui.

Je gère aussi ma propre boîte Ecomail. Rien ne change pour elle : à la connexion, choisissez votre boîte. L'espace partenaire est un choix à part, et le menu de votre avatar permet de passer de l'un à l'autre.

J'ai inscrit une adresse IP et le client ne peut plus relever son courrier. C'est le principe : dès la première adresse, toutes les autres sont refusées. Retirez l'adresse, ou ajoutez celle depuis laquelle il se connecte. Le Webmail, lui, reste accessible.

Mes clients voient-ils ce que je fais ? Oui : chaque changement de mot de passe, retrait de la double authentification, création de boîte, protocole activé ou coupé, adresse IP ajoutée ou retirée est inscrit dans le journal de leur compte, à votre nom, avec la date. C'est ce qui leur permet de vous confier leur compte en confiance.