Se connecter et travailler avec un accès secondaire

Le titulaire d'une boîte Ecomail vous a donné un accès secondaire : vous pouvez travailler dans ses applications avec vos propres identifiants, sans connaître son mot de passe. Ce guide décrit votre parcours, de l'invitation au travail quotidien.

Accepter l'invitation

Tout commence par un e-mail, envoyé à l'adresse que le titulaire a indiquée : « Marie vous donne accès à sa boîte Ecomail ». Il rappelle la boîte concernée, le nom sous lequel vous y apparaîtrez et les applications ouvertes avec leurs droits. Cliquez sur Accepter l'invitation : le lien est valable une semaine. S'il a expiré, la page vous le dit et il suffit de demander au titulaire de renvoyer l'invitation.

La suite dépend de votre adresse :

• Votre adresse est une boîte Ecomail. La page vous demande d'accepter connecté à cette boîte : cliquez sur Accepter avec ma boîte si vous l'êtes déjà, sinon sur Me connecter avec votre adresse, puis revenez. Il n'y a aucun mot de passe à retenir : c'est celui de votre boîte qui vous servira. Si vous êtes connecté avec une autre boîte, la page vous le signale et vous invite à changer de compte.
• Votre adresse est hébergée ailleurs (Gmail, Orange, une entreprise…). La page vous demande de choisir le mot de passe qui vous servira à vous connecter : au moins vingt caractères. Le bouton Générer, à droite du champ, en propose un long et sûr ; l'icône en forme d'œil l'affiche en clair pour le noter. Confirmez-le, puis cliquez sur Accepter l'invitation. Si vous aviez déjà un accès secondaire avec cette adresse sur une autre boîte, votre mot de passe actuel vaut aussi pour celle-ci : cliquez simplement sur Accepter avec mon mot de passe actuel.

L'écran Accès activé confirme l'acceptation. Le bouton Ouvrir la boîte maintenant vous y conduit directement.

Se connecter par la suite

1. Ouvrez auth.ecomail.earth.
2. Saisissez votre adresse et votre mot de passe, comme n'importe quel utilisateur. Il n'y a pas de case à cocher : Ecomail reconnaît votre accès tout seul.
3. Si vous avez le choix, l'écran Sur quelle boîte ? s'affiche. Avec une boîte Ecomail, il propose Ma boîte et, dessous, Accès secondaire · boîte de Marie pour chaque accès accepté. Avec une adresse extérieure et plusieurs accès, il liste les boîtes qui vous sont ouvertes. Cliquez sur celle que vous voulez ouvrir.
4. Si vous avez activé la double authentification (voir plus bas), l'écran Vérification en deux étapes vous demande le code de votre application ou votre clé d'accès.
5. Vous arrivez sur un écran d'accueil : « Bonjour Marie », le rappel de la boîte sur laquelle vous êtes connecté, et la liste de vos applications avec, pour chacune, votre niveau de droits. Cliquez sur Ouvrir à côté de celle que vous voulez utiliser.

Si le webmail vous est ouvert, vous y êtes conduit directement.

Vos droits

Le titulaire choisit, application par application, ce que vous pouvez faire :

• Lecture seule : vous lisez, cherchez, consultez et téléchargez. Vous ne pouvez ni répondre, ni classer, ni supprimer, ni marquer un message comme lu. Ouvrir un message ne le marque pas non plus : vous ne laissez aucune trace. Les boutons correspondants sont absents de l'écran.
• Lecture et écriture : vous travaillez dans la boîte ou le Disque comme le titulaire, à quelques exceptions près décrites plus bas.

Dans le webmail comme dans le Disque, la mention « Accès secondaire · lecture seule » ou « Accès secondaire · lecture et écriture » reste affichée en bas de la colonne de gauche : vous savez toujours sur quelle boîte vous êtes et avec quels droits.

Dans le Disque

Si le titulaire vous a ouvert le Disque, vous y trouvez ses dossiers et ses fichiers, avec l'aperçu, le téléchargement et, en lecture et écriture, le dépôt, la création, le renommage, le déplacement, le partage et la corbeille. Un document texte, un tableur ou une présentation s'ouvre dans l'éditeur en ligne ; si le titulaire l'a ouvert en même temps, vous travaillez à plusieurs dans le même document, chacun sous son nom. En lecture seule, le document s'ouvre mais ne s'enregistre pas.

Le titulaire peut avoir limité votre accès à un dossier : ce dossier tient alors lieu de racine, son nom apparaît en tête de la colonne de gauche à la place de « Disque », et ni la recherche ni la corbeille n'en sortent. Les partages reçus et les commentaires ne s'affichent pas dans ce cas.

Quel que soit votre droit, vous ne pouvez pas augmenter le quota, régler les connecteurs ni changer le niveau de stockage d'un fichier : ces réglages engagent l'abonnement du titulaire.

Votre page « Mon accès »

Dans le webmail, cliquez sur votre avatar en haut à droite, puis sur Mon accès : l'espace compte s'ouvre sur la seule page qui vous concerne. Elle rappelle votre nom, votre adresse, la boîte et vos droits, et, si votre adresse est hébergée ailleurs qu'Ecomail, vous y réglez votre mot de passe et votre double authentification. Si votre adresse est une boîte Ecomail, rien à régler pour ces deux points : votre mot de passe et sa double authentification sont ceux de votre boîte, dans son propre espace compte.

Votre avatar

En tête de la page, l'encadré Mon avatar montre l'image que le titulaire et les autres accès voient de vous dans le webmail : dans la présence, sur les conversations qui vous sont assignées, dans la discussion d'équipe. Cliquez sur Ajouter une image (ou Changer l'image) pour en choisir une, en JPG, PNG, WEBP ou GIF de 2 Mo au plus ; Retirer revient à vos initiales. L'image est propre à cette boîte, et la couleur qui entoure votre avatar, s'il y en a une, reste choisie par le titulaire.

Changer votre mot de passe

Dans l'encadré Mot de passe, saisissez le mot de passe actuel, puis le nouveau (vingt caractères au moins, le bouton Générer un mot de passe en propose un) et sa confirmation, et cliquez sur Changer le mot de passe. Ce mot de passe est le même pour toutes les boîtes où on vous a donné accès : il change partout, et vous êtes déconnecté pour vous reconnecter avec le nouveau.

Activer la double authentification

Par défaut, votre mot de passe est la seule chose qui vous sépare de la boîte du titulaire. Activez la double authentification : à chaque connexion, on vous demandera en plus un code ou votre clé d'accès. Tant que rien n'est activé, l'entrée Mon accès du menu porte la mention Double authentification à activer.

1. Dans l'encadré Double authentification, choisissez une méthode, ou les deux :
   • Application d'authentification : cliquez sur Activer, confirmez votre mot de passe, scannez le QR code avec une application comme Aegis, Google Authenticator ou 1Password, puis saisissez le code à six chiffres qu'elle affiche.
   • Clé d'accès : cliquez sur Ajouter une clé d'accès, confirmez votre mot de passe, donnez-lui un nom, puis validez avec Touch ID, Windows Hello, votre clé de sécurité ou votre téléphone.
2. À la première méthode activée, dix codes de secours s'affichent une seule fois. Copiez-les ou téléchargez-les et gardez-les en lieu sûr : chacun vous ouvre la porte une fois si vous perdez votre application ou votre clé.

Ensuite, à chaque connexion, après votre mot de passe, l'écran Vérification en deux étapes vous demande le code de l'application ou votre clé d'accès. Si vous avez accès à plusieurs boîtes avec la même adresse, la double authentification vaut pour toutes. Pour retirer une méthode, revenez sur Mon accès : votre mot de passe vous sera redemandé, et un code pour retirer l'application.

Si vous perdez votre application et vos codes de secours, la seule issue est de demander au titulaire de supprimer votre accès et de vous inviter à nouveau : un simple e-mail ne doit pas suffire à contourner votre second facteur.

Ce que vous ne verrez pas

Un accès secondaire n'a jamais la main sur le compte lui-même. Dans l'espace compte, vous ne voyez que votre page Mon accès : ni les factures, ni l'abonnement, ni les réglages de sécurité de la boîte, ni les filtres, les signatures ou les identités d'envoi. Le menu de votre avatar dans le webmail ne propose pas ces entrées. Les nouveautés et les annonces ne s'affichent pas non plus.

Les applications que le titulaire ne vous a pas ouvertes n'apparaissent pas dans la grille des applications. Si vous ouvrez tout de même l'adresse d'une application, un écran vous explique soit que cette application n'est pas ouverte à votre accès, soit que la délégation n'est pas encore activée sur cette application : certaines applications ne sont pas encore prêtes à accueillir un accès secondaire, même si le titulaire a coché la case.

Sur l'Assistance, vous ne voyez que les demandes que vous avez déposées vous-même. Elles sont signalées à notre équipe comme venant d'un accès secondaire, et le titulaire de la boîte ne les voit pas dans sa propre liste.

Dans un navigateur uniquement

Un accès secondaire fonctionne dans les applications web, sur ordinateur, tablette ou téléphone, dans un navigateur. Il ne peut pas être configuré dans un logiciel de messagerie (Outlook, Thunderbird, Apple Mail) ni dans les applications mobiles Ecomail : votre identifiant n'y sera pas reconnu.

Travailler à plusieurs

Quand vous êtes connecté au webmail, le titulaire et les autres accès de la boîte vous voient dans leur colonne de gauche, avec la conversation que vous lisez ou à laquelle vous rédigez une réponse, et vous les voyez de la même façon. Une conversation peut aussi être assignée à l'un de vous : « Marie va gérer ça ». Deux guides détaillent ces deux fonctions : Voir qui lit ou répond à une conversation et Assigner une conversation à quelqu'un.

Mot de passe oublié

• Votre adresse est une boîte Ecomail : votre mot de passe est celui de votre boîte. Sur la page de connexion, cliquez sur Mot de passe oublié ?, puis choisissez Ma boîte Ecomail.
• Votre adresse est hébergée ailleurs : sur la page de connexion, cliquez sur Mot de passe oublié ?, puis choisissez Un accès à la boîte de quelqu'un d'autre. Indiquez votre adresse et cliquez sur Recevoir un lien : un e-mail « Nouveau mot de passe pour vos accès Ecomail » vous parvient, valable une heure. Le nouveau mot de passe vaut pour toutes les boîtes auxquelles cette adresse a accès, et votre double authentification reste en place. Le titulaire peut aussi vous en générer un depuis sa fiche.

Si la connexion est refusée

• Identifiants refusés : vérifiez l'adresse et le mot de passe. Si le titulaire vous a généré un nouveau mot de passe, l'ancien ne fonctionne plus.
• Code refusé à la vérification en deux étapes : vérifiez l'heure de votre téléphone, ou utilisez un code de secours. Après trop d'essais, la connexion est bloquée quelques minutes.
• La boîte n'est pas proposée à l'écran « Sur quelle boîte ? » : l'invitation n'a peut-être pas été acceptée, ou l'accès a été suspendu. Voyez avec le titulaire.
• Vous êtes déconnecté en plein travail : le titulaire a modifié vos droits ou votre périmètre, suspendu ou supprimé votre accès. Reconnectez-vous ; si le refus persiste, voyez avec lui. Avec la double authentification, une session ouverte depuis plus d'un jour vous ramène aussi à la connexion.
• Vous découvrez Ecomail par cette boîte et souhaitez la vôtre : l'écran d'accueil vous propose de créer votre propre boîte.

Se déconnecter

Cliquez sur votre avatar en haut à droite du webmail, puis sur Se déconnecter. Sur un ordinateur partagé, pensez-y systématiquement : la boîte n'est pas la vôtre.