Travailler en équipe entre plusieurs boîtes : la discussion d'équipe

Une association, un cabinet, une petite entreprise : chacun a sa boîte Ecomail, et personne n'a besoin d'entrer dans celle des autres. Vous avez pourtant besoin de vous parler à propos du travail en cours, sans ouvrir une autre application. C'est ce que fait une équipe : un groupe de boîtes Ecomail, réunies dans une discussion d'équipe directement dans le webmail, à côté des dossiers de mail. Rien de vos mails n'est partagé : seulement la conversation.

Vous trouverez la porte d'entrée dans le webmail lui-même : la rubrique Équipe de la colonne de gauche, marquée Nouveau, présente les deux façons de travailler à plusieurs (les accès secondaires et les équipes) et vous emmène vers la page de votre espace compte où les activer.

Ce qu'une équipe réunit

• Des boîtes, pas des accès. Chaque membre garde sa boîte, son mot de passe, ses mails. Personne ne voit la boîte des autres.
• Une discussion commune, dans la rubrique Équipe de la colonne de gauche du webmail : messages, citation d'un membre avec @, pièces jointes, messages vocaux, un salon vocal pour se parler de vive voix, et des mails partagés pour en discuter ensemble.
• Les accès secondaires aussi. Si l'une des boîtes de l'équipe a ouvert le Webmail à un accès secondaire (un assistant, un bénévole), cette personne fait partie de la discussion, sous son nom.

La discussion n'apparaît qu'à partir de deux membres actifs. Tant que vous êtes seul dans l'équipe, ou que les autres n'ont pas encore accepté, rien ne s'affiche dans le webmail : la page Équipe de votre espace compte vous le dit.

Créer une équipe et inviter

1. Connectez-vous sur compte.ecomail.earth et ouvrez la page Équipe dans la colonne de gauche (ou cliquez sur Créer mon équipe depuis la rubrique Équipe du webmail).
2. Donnez un nom à votre équipe (c'est celui que tout le monde verra en tête de la discussion) et cliquez sur Créer l'équipe. Vous en êtes l'administrateur.
3. Sous Inviter une boîte Ecomail, saisissez l'adresse d'une boîte hébergée chez Ecomail et cliquez sur Inviter. La personne reçoit un e-mail. Vous pouvez inviter jusqu'à cinquante boîtes.

Seul l'administrateur de l'équipe peut inviter. Une boîte invitée apparaît dans la liste avec la mention Invitation en attente. Elle ne fait partie de l'équipe, et ne voit la discussion, qu'une fois qu'elle a accepté. Vous pouvez annuler une invitation tant qu'elle n'est pas acceptée. Une boîte ne peut appartenir qu'à une seule équipe à la fois.

Accepter une invitation

Vous recevez un e-mail « vous invite dans l'équipe … ». Connectez-vous à votre espace compte avec la boîte invitée et ouvrez la page Équipe : l'invitation s'affiche, avec le nom de l'équipe et la personne qui vous invite. Accepter fait entrer votre boîte dans la discussion ; Refuser efface l'invitation. Si vous n'attendiez pas cette invitation, refusez-la : personne ne peut vous ajouter à une équipe sans votre accord.

La discussion dans le webmail

Dès que l'équipe compte deux membres actifs, la rubrique Équipe de la colonne de gauche du webmail de chaque membre devient la Discussion d'équipe, avec le nom de l'équipe et un compteur de messages non lus, vert quand quelqu'un vous a cité. Un clic ouvre la discussion. Vous y écrivez comme dans une messagerie instantanée : @ pour citer quelqu'un, le trombone pour une pièce jointe, le micro pour un message vocal, et en tête, le salon vocal pour se parler en direct. En survolant un avatar, vous lisez le nom de la personne et l'adresse de sa boîte, ou « accès secondaire de … » pour un accès. Chacun peut retirer ses propres messages ; l'administrateur de l'équipe peut retirer n'importe lequel.

Discuter d'un mail

Pour parler d'un mail avec l'équipe, glissez-le depuis la liste des mails sur « Discussion d'équipe », dans la colonne de gauche. Une fenêtre vous prévient avant de publier : une copie du mail (expéditeur, destinataires, texte et mise en forme) sera lisible par toute l'équipe, y compris les membres qui n'ont pas accès à votre boîte ; les pièces jointes ne sont pas copiées, seuls leurs noms le sont. Ajoutez si vous voulez un mot pour l'équipe (« Qu'en pensez-vous ? »), puis Publier le mail. Le mail lui-même ne bouge pas de votre boîte.

Dans la discussion, le mail apparaît sous la forme d'une carte portant son sujet, « Mail partagé, cliquer pour le lire ». Un clic l'ouvre dans une fenêtre, avec ses en-têtes et son contenu, et la liste des pièces jointes qui restent dans la boîte d'origine. Vous pouvez glisser plusieurs mails d'un coup ; chacun devient un message. Comme tout message, un mail partagé se retire du fil par la personne qui l'a publié, ou par l'administrateur : sa copie est alors effacée.

Si vous aviez déjà une discussion d'équipe avec vos accès secondaires, elle est mise de côté le temps que votre boîte fait partie d'une équipe : c'est la discussion de l'équipe qui s'affiche. Elle revient telle quelle si vous quittez l'équipe. L'indicateur « en ligne », la mention de qui lit une conversation et l'assignation d'une conversation à quelqu'un restent propres à votre boîte et à ses accès secondaires : les autres membres de l'équipe ne les voient pas.

Gérer l'équipe

• Tout membre peut quitter l'équipe quand il le souhaite.
• L'administrateur est le seul à pouvoir inviter une boîte, renommer l'équipe, suspendre un membre (il sort de la discussion sans être retiré) et le réintégrer, retirer un membre, annuler une invitation, et dissoudre l'équipe.
• Léguer l'administration. Il n'y a qu'un administrateur à la fois. Pour passer la main, cliquez sur Nommer administrateur en face d'un membre actif, puis confirmez : il devient l'administrateur et vous redevenez simple membre. Faites-le avant de quitter l'équipe si vous voulez choisir votre successeur ; sinon, le rôle passe au membre le plus ancien. Le dernier membre qui part emporte l'équipe avec lui.

Un membre suspendu ou retiré ne voit plus la discussion ; les messages qu'il y a écrits restent, sous son nom. Une boîte suspendue par Ecomail (abonnement expiré) ne compte pas parmi les membres actifs tant qu'elle n'est pas rétablie.

Questions fréquentes

J'ai créé l'équipe et invité un collègue, mais rien n'apparaît dans le webmail. Il faut deux membres actifs : la rubrique Équipe devient la discussion dès que votre collègue a accepté l'invitation depuis sa page Équipe. Si le webmail était déjà ouvert, rechargez la page.

Je suis membre et je voudrais inviter quelqu'un. Demandez-le à l'administrateur de l'équipe : lui seul invite. Vous voyez qui il est dans la liste des membres, avec la mention Administrateur.

J'ai partagé un mail par erreur. Ouvrez la discussion et retirez le message : la copie du mail est effacée pour tout le monde. Le mail lui-même n'a jamais quitté votre boîte.

Puis-je inviter une adresse Gmail ou Outlook ? Non : une équipe réunit des boîtes Ecomail. Pour faire travailler dans votre boîte une personne hébergée ailleurs, utilisez un accès secondaire (guide Donner accès à ma boîte à un collaborateur : les accès secondaires).

Mes collègues voient-ils mes mails ? Non, jamais. L'équipe ne partage que la discussion, et les mails que vous choisissez d'y publier vous-même. Chacun reste seul dans sa boîte.

Puis-je faire partie de deux équipes ? Non, une boîte n'appartient qu'à une équipe à la fois. Quittez la première pour accepter une autre invitation.

Je quitte l'organisation : comment confier l'équipe à quelqu'un ? Nommez votre successeur administrateur depuis la page Équipe, puis quittez l'équipe. Votre boîte sort de la discussion, vos messages y restent.